10 add-ons mạnh nhất cho bộ ứng dụng Google Apps


Các công cụ sản xuất trên nền Web trong bộ công cụ miễn phí của Google rất có ích cho nhiều các doanh nghiệp nhỏ. Chúng cung cấp những ứng dụng miễn phí có thể truy cập vào từ xa bằng bất cứ một thiết bị có kết nối Internet nào. Tuy nhiên, điều gì sẽ xảy ra khi doanh nghiệp của bạn có nhu cầu nhiều hơn việc xử lý văn bản word và bảng biểu cơ bản? Đi vào chợ ứng dụng Google, bạn sẽ tìm thấy rất nhiều các tiện ích (add-on) giúp bạn nâng cao được năng suất làm việc. Rất nhiều trong số những công cụ này là miễn phí cho người dùng theo các nhóm nhỏ. Và đây là danh sách 10 tiện ích mạnh nhất hiện có:

CloudLock dành cho bộ ứng dụng Google Apps

CloudLock dành cho bộ ứng dụng Google Apps (GOOG) là một ứng dụng bảo vệ dữ liệu, theo đó, chương trình này sẽ theo dõi vòng đời của các văn bản Google Docs. CloudLock bảo vệ các văn bản, và giúp đáp ứng được quy định về sự phù hợp bằng cách giám sát xem các văn bản được truy cập, chỉnh sửa và chia sẻ như thế nào, được thực hiện bởi người nào và cho phép người quản trị IT rút quyền chia sẻ nếu cần thiết. CloudLock cũng cho phép người quản trị IT chuyển quyền sở hữu của văn bản Google Docs sang cho một tài khoản khác trên domain của một công ty (trong trường hợp có nhân viên rời khỏi công ty đó). Ứng dụng này còn có tính năng phân tích dữ liệu ra các văn bản kiểm kê và giám sát công suất sử dụng.

Giá: Miễn phí cho 10 người dùng. Sau đó từ người tiếp theo là 4 đô la/ người dùng/ năm

TripIt Travel Organizer

Sắp xếp chuyến đi TripIt (TripIt Travel Organizer): đây là ứng dụng tích hợp các thông tin về chuyến bay và đặt phòng khách sạn ngay trong Google Calendar và Gmail. Với 1 email của ứng dụng Google và 1 tài khoản TripIt, bạn có thể ủy quyền cho TripIt nhập xác nhận về hành trình chuyến đi một cách tự động mà không cần phải gửi email thủ công cho TripIt. TripIt dành cho các ứng dụng Google cũng thêm các thông tin chi tiết về việc đi lại vào Google Calendar như các thông tin về thời thiết, giờ địa phương, bản đồ, chỉ đường, làm thủ tục trực tuyến và các thông tin về trễ hẹn. Một nhân viên có thể xem kế hoạch chuyến đi của những nhân viên khác và chia sẻ kế hoạch chuyến đi của riêng mình trong Google Calendar bằng cách tham gia vào nhóm của công ty mình trên TripIt thông qua một tính năng có tên gọi là TripIt Groups.

Giá cả: Miễn phí

YouCanBook.Me

Khách hàng của bạn có thể đặt hẹn cho các cuộc gặp với YouCanBook.Me, một tiện ích add-on cho bộ ứng dụng Google Apps cho phép khách hàng có thể thêm lịch hẹn vào Google Calendar của chính bạn. Sau khi bạn gắn thêm YouCanBook.Me vào Google Calendar của mình, bạn được cấp một URL riêng để gửi cho những khách hàng tin cậy của bạn. URL này sẽ mở ra một trang Web có chứa các thông tin về lịch làm việc của bạn; khách hàng có thể click chọn một ô thời gian nào đó trên lịch làm việc này và điền thông tin vào Mẫu đặt hẹn ngắn do bạn tự thiết kế. Khi khách hàng xác nhận cuộc hẹn, lịch hẹn này sẽ xuất hiện trong Google Calendar của bạn và bạn sẽ nhận được một email thông báo về việc đó.
Giá cả: Miễn phí cho phiên bản tiêu chuẩn, và 2 đô la/ người/ tháng cho phiên bản nâng cao (Premium).

Zoho CRM

Zoho cho phép các doanh nghiệp sử dụng các bộ ứng dụng Google Apps để đồng bộ Gmail và truy cập thông tin của các bộ ứng dụng Google Apps khác ngay từ bên trong gói Zoho CRM. Tính năng này bao gồm cả việc đính kèm văn bản từ Google Docs, trích xuất các sự kiện ra lịch Google Calendar, chụp lại từ Google Sites sử dụng mẫu của Web và thêm địa chỉ liên hệ vào danh sách địa chỉ từ Google Contacts, tất cả đều được thực hiện trực tiếp từ bên trong Zoho CRM.
Giá cả: Miễn phí cho 3 người dùng, bản có phí với giá là 12 đô la/ người dùng/ mỗi tháng.

Google Docs Backup

Sao lưu Google Docs cho phép người quản trị của bộ ứng dụng Google Apps Premier and Education tải các văn bản về một thư mục trên máy tính, ổ đĩa mạng hoặc Amazon S3 trong khi tiến hành bảo trì cấu trúc thư mục được sử dụng trong Google Docs. Tiện ích này có thể sao lưu Google Docs cho tổng thể domain của ứng dựng Google hoặc sao lưu cho người dùng hộp thư riêng lẻ. Với tiện ích Sao lưu Google Docs, dữ liệu văn bản có thể được truy cập trong thời gian sử dụng Internet, chia sẻ với những người không sử dụng Google Docs, và lưu trữ để phục hồi sau này.
Giá cả: $10 đô/ người dùng/ mỗi năm cho nhiều hộp thư hoặc cho toàn thể domain bộ ứng dụng Google Apps. Phiên bản miễn phí có sẵn dành cho người dùng Gmail cá nhân.

Tungle.me

Tungle, được RIM mua lại tháng trước, đồng bộ với Gmail và Google Calendar cho phép người dùng chia sẻ lịch làm việc và dữ liệu lịch với những người sử dụng các hệ thống lịch làm việc khác như Outlook, Entourage hay Lotus Notes. Chỉ cần 1 trong hai bên đang sử dụng Tungle để thực hiện việc đồng bộ lịch làm việc; và việc lên lịch hẹn cho một cuộc gặp phải được thực hiện bởi người sử dụng Tungle. Tungle cho phép người không sử dụng Tungle có thể xem được các thông tin bận/ rảnh khi mọi người ở trên cùng một hệ thống lịch.
Giá cả: Miễn phí

Gbridge

Gbridge là một tiện ích mở rộng của dịch vụ mạng Gtalk của Google, cho phép người sử dụng các ứng dụng của Google có thể đồng bộ các thư mục một cách an toàn, chia sẻ và sao lưu file, chat và truy cập desktop từ xa. Gbridge cũng nổi tiếng nhờ khả năng hình thành mạng VPN đồng đẳng giữa máy tính của người dùng một cách tự động nếu chúng được đăng nhập dưới cùng một tài khoản người dùng Gtalk. Gbridge 2.0 hỗ trợ đầy đủ các tài khoản của các bộ ứng dụng Google Apps, giúp dễ dàng tạo được mạng VPN tại các cửa hàng bộ ứng dụng Google Apps.
Giá cả: Miễn phí

myERP.com

myERP.com là một gói Quản lý nguồn lực doanh nghiệp (ERP) trực tuyến chi phí thấp dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Tiện ích này tích hợp đầy đủ với bộ ứng dụng Google Apps, Gmail và Calendar. Gói tiện ích trên nền Web bao gồm các mô đun dành cho quản lý quan hệ khách hàng (CRM), kinh doanh, kế toán, dự án, mua sắm và kiểm kê hàng hóa. Bất cứ ai với một tài khoản Google Apps đều có thể truy cập vào myERP.com chỉ với một vài cú click và có thể bắt đầu công việc của mình một cách nhanh chóng.
Giá cả: Phiên bản miễn phí dành cho 2 người dùng. Phiên bản Premium giá 29 đô/ người dùng mỗi tháng.

RapidTASK

Tiện ích RapidTASK nhằm đơn giản hóa sự lẫn lộn trong quản lý dự án bằng cách cho phép người quản lý dự án tạo ra danh mục “những việc cần làm” và đồng bộ danh mục này với các địa chỉ email của Google Apps. RapidTASK - tích hợp lịch Google Calendar và Gmail – dẫn người quản lý dự án vào các tác vụ được chia sẻ, từ đó, người quản lý dự án có thể nhìn thấy các thành viên trong nhóm đang làm việc gì trong thời gian thực tế.
Giá cả: Miễn phí; tài khoản cấp cao 5 đô la/ người dùng mỗi tháng; tài khoản cho doanh nghiệp là 25 đô la/ người dùng mỗi tháng.

Manymoon

Manymoon, gần đây đã được Salesforce.com (Quản lý quan hệ khách hàng) mua lại, là một công cụ quản lý dự án nữa có tích hợp với bộ ứng dụng Google Apps. Sử dụng Manymoon, nhân viên có thể đưa thêm các thông tin dự án vào lịch Google Calendar đã được chia sẻ và đính các văn bản Google Docs kèm vào với các tác vụ, dự án và sự kiện. Ngoài ra cũng có thể truy cập Manymoon ngay bên trong các site Google như iGoogle hay trang khởi động Google bằng cách sử dụng công cụ tác vụ của Manymoon – công cụ giúp tạo, xem và hoàn thành tác vụ mà không cần phải đăng nhập vào Manymoon.

Giá cả: gói tiêu chuẩn là miễn phí cho số lượng người dùng, dự án và tác vụ hạn chế. Tính năng nâng cao có giá từ 19 đô/ người dùng mỗi tháng.