Các nguyên lý quan trọng cho tổ chức sự kiện

Đánh giá chủ đề:
  • 0 Vote(s) - Trung bình 0
  • 1
  • 2
  • 3
  • 4
  • 5
Các nguyên lý quan trọng cho tổ chức sự kiện
#1
Cứ hàng năm, những chuyên gia tổ chức sự kiện [/url] tiêu tốn hơn 20 tỷ USD cho các hoạt động sự kiện (tradeshows -events) và 25 tỷ USD nữa cho các sự kiện tập đoàn (corporate events - tổ chức sự kiện), như hội nghị người dùng, biểu diễn lưu động. Nhưng hầu hết các chuyên gia này không đánh giá hết được hiệu quả do các hoạt động này mang lại.
Để mang được hiệu quả tối ưu, sự kiện ấy bắt buộc dựa trên những điều kiện nhất định như: cần được lên kế hoạch chặt chẽ, có mục tiêu chiến lược và đo lường được. Để thành công, trước hềt bạn bắt buộc hiểu được các nguyên lý cơ bản để dẫn đến thành công của 1 lễ tổ chức sự kiện.
Trải qua nhiều năm kinh nghiệm, các chuyên gia đã đúc kết thành 10 nguyên lý tổ chức sự kiện sau:
Tổ chức sự kiện vừa là hoạt động bán hàng vừa là hoạt động kinh doanh.
Tổ chức sự kiện đem lại rất nhiều tiện lợi, nó có thể đóng vai trò như là hoạt động bán hàng, quan hệ công chúng, xây dựng hình ảnh nhãn hiệu, gia tăng độ thâm nhập thị trường, nghiên cứu thị trường. Thật ra trong số các hoạt động kinh doanh, sự kiện thường được hiểu như là một hoạt động bán hàng và bạn có thể gọi nó là một hoạt động bán hàng được hỗ trợ bởi một chiến dịch quảng cáo và PR. Với một sự kiện nào đó được tổ chức, trường hợp bạn nghĩ nó đơn giản chỉ là hoạt động bán hàng hay chỉ là hoạt động marketing thì bạn đã bỏ lỡ mất 1 phần giá trị mà hoạt động này có thể đem đến.
Tổ chức sự kiện là 1 hoạt động trong mô hình marketing-mix.
Tổ chức sự kiện luôn đề cập đến việc dùng sự kiện kinh doanh trong suốt thời gian có mặt trên thị trường. Cũng giống như các công cụ truyền thông khác, chúng ta sử dụng chúng năm này qua năm khác, đơn thuần chỉ vì chúng ta đã quá quen thuộc đối với chúng và các hoạt động này sớm hay muộn sẽ trở nên lãng phí. Vì thế, hàng năm bạn cần đánh giá độ tương thích của sự kiện kinh doanh với mục tiêu marketing cũng như với tính chất của thị trường hiện tại. Trong nhiều trường hợp, sự kiện kinh doanh không phải là công cụ tốt nhất để thực hiện mục tiêu của công ty.
Tổ chức sự kiện phải xác định đúng đối tượng mục tiêu.
Tổ chức sự kiện chỉ có giá trị với các khách hàng mà nó muốn thu hút và các người này có thể là khách hàng hiện tại hoặc có thể là khách hàng tiềm năng. Do đó lúc lên kế hoạch cho một sự kiện, bạn phải xác định đối tượng bạn muốn thu hút sự quan tâm là ai và hoạt động nào có thể thu hút sự tham gia của họ. Bạn nên xác định rõ ràng người bạn muốn gặp và câu chuyện mà bạn muốn nói với họ. Ngoài ra, bạn còn nên cân nhắc đến việc làm sao để tối thiểu hoá các vị khách không mời mà tới.
Tổ chức sự kiện nên xác định mục tiêu rõ ràng và cụ thể.
  • Lập kế hoạch tổ chức sự kiện
  • Lên ngân sách tổ chức sự kiện
  • Xác định thước đo để đánh giá hiệu quả của việc tổ chức sự kiện
  • Triển khai tổ chức sự kiện
  • Đo lường hiệu quả của việc tổ chức sự kiện.
Tất cả công ty, khi lên kế hoạch tổ chức sự kiện thực hiện một chương trình sự kiện nào đó, đều thiếu mất khâu xác định thước đo để đánh giá hiệu quả. Họ ngừng lại sau khi hoàn thành quá trình triển khai và kêu ca rằng rất khó để đo lường hiệu quả. Thật ra, Sự kiện cũng giồng như những hoạt động marketing, nó cần thiết được đo lường hiệu quả và nó cũng không khó như người ta tưởng.
Tổ chức sự kiện ko phải là công cụ toàn năng
Tổ chức sự kiện thường ko mấy hiệu quả trong việc tạo ra sự nhận biết nhãn hàng [/b] và nó cũng không phải là bí quyết hiệu quả để thu thập thông tin của người dùng. Để thực hiện các mục tiếu đó bạn nên lựa chọn các công cụ kinh doanh hiệu quả hơn.
Tổ chức sự kiện chỉ là 1 phần trong kế hoạch buôn bán
1 vài công ty nghĩ rằng, họ chỉ cần kéo khách hàng đến, trình bày cho họ nghe các điều muốn nhắc đến và như vậy là đủ. Bạn nên nhớ rằng, để hiệu quả bạn nên sử dụng chiến lược kinh doanh thích hợp và Sự kiện chỉ là một phần trong kế hoạch marketing tổ chức sự kiện.
Truyền thông cho sự kiện của bạn
Để có được 1 chương trình tổ chức sự kiện thành công, bạn không thể chỉ trông chờ vào ngày diễn ra sự kiện và ngồi đó mà khẩn cầu. Các hoạt động truyền thông cho sự kiện của bạn có thể là một đòn bẩy lớn thúc đẩy sự thành công. Hoạt động truyền thông có thể lôi kéo sự tham gia của người dùng và ít nhất là lôi kéo được sự để ý.
Thu thập và tận dụng thông tin từ sự kiện
Sau sự kiện là khi mà công ty thu về lợi ích. Vì vậy, tại thời điểm diển ra sự kiện, thông tin mà bạn thu thập nên chú trọng chất lượng chứ không cần chú trọng số lượng. Bạn phải có một kế hoạch cụ thể - những thông tin phải thu thập và bỏ ra một ít thời gian và công sức. Trường hợp như bạn ko có kế hoạch tổ chức sự kiện cụ thể cho việc thu thập thông tin thì tốt nhất là bạn phải ngừng lại ngay và dồn sức cho các hoạt động khác..
Yếu tố con người quyết định toàn bộ việc tổ chức sự kiện
Nều chương trình tổ chức sự kiện là 1 phương tiện giao tiếp mặt đối mặt hiệu quả, thì điều kiện để giao tiếp thành công là sự tích cực tương tác của 2 phía. Thành công là bạn nên tập trung vào đúng đối tượng mục tiêu, cần làm cho sao thuyết phục, thúc đẩy họ và giúp họ tương tác với bạn tại sự kiện. Ngoài ra bạn còn nên chọn lựa, đào tạo, thúc đẩy đội ngũ nhân viên để họ tương tác hiệu quả với nhóm khán thính giả mục tiêu.
Tổ chức sự kiện góp phần hoàn thành mục tiêu marketing
Đừng vì 1 vài thân cây mà đốn cả khu rừng. Lập kế hoạch tổ chức sự kiện và triển khai tổ chức sự kiện là một hoạt động cực kỳ phức tạp. Bạn vừa nên trưng bày đẹp, vừa cần tạo không khí vui vẻ, sôi động, công tác hậu cần cần cẩn thận và hàng tá những công việc lặt vặt nên thực hiện hoàn hảo khác. Tuy nhiên những công việc này không phải là toàn bộ các hoạt động của công ty, chúng đơn giản cũng như 1 vài thân cây trong cả khu rừng. Một khu rừng đúng nghĩa nên dựa trên kết quả kinh doanh và kế hoạch của doanh nghiệp. Ví như bạn dồn sức của cả doanh nghiệp vào trong 1 sự kiện thì coi như bạn đã bỏ lỡ các hiệu quả mà sự kiện đấy mang lại.
Khúc Xuân Trường - 0911.460.460
Email: kxtruongit@gmail.com
Skype: admocthan
website: http://hoabinhtourist.com/
Trả lời


Bookmarks

Đi tới chuyên mục:


Thành viên đang xem chủ đề: 1 Khách