Cách tổ chức sự kiện roadshow chuyên nghiệp
khucxuantruong > 12-08-2015, 02:20 AM
Hoabinhtourist & Convention là công ty tổ chức sự kiện, tổ chức lễ ra mắt sản phẩm, lễ khai trương, triển lãm, thiết kế gian hàng triển lãm, roadshow, tổ chức hội nghị, tổ chức hội thảo chuyên nghiệp tại Việt Nam
Roadshow là một trong những hình thức quảng cáo phổ biến hiện nay. Hình thức chạy roadshow hầu như phù hợp với mọi sản phẩm, với mục đích quảng bá hình ảnh và thương hiệu nhưng phù hợp nhất với các sản phẩm mới ra vì nó tạo được hiệu ứng tốt về mặt hình ảnh và ghi nhớ.
Chạy roadshow thường đi theo đoàn và được trang trí, ăn mặc khá bắt mắt nên nhìn đội hình rất đẹp và thú vị. Có thể kết hợp roadshow quảng bá thương hiệu và thông báo về các sự kiện, hoặc kết hợp phát sampling, phát tờ rơi giới thiệu sản phẩm, hoặc thực hiện trò chơi, activation, hội thảo lưu động, chiếu phim... tại những địa điểm công cộng như công viên, nhà văn hóa, siêu thị, trung tâm thương mại.
Trong tổ chức sự kiện, roadshow là phương thức hiệu quả để truyền thông quảng bá trước sự kiện. Do đó thành công của roadshow là tiền đề quan trọng giúp tổ chức sự kiện thành công. Sau đây là một vài lưu ý, chia sẻ về cách thức thực hiện chương trình roadshow quảng bá sự kiện thành công hiệu quả.
1. Lên kế hoạch và đội ngũ quản lý
- Lên kế hoạch, chuẩn bị: Người tổ chức cần làm việc kỹ lưỡng với khách hàng để nắm được yêu cầu và mong muốn của họ, thống nhất về phương tiện, số lượng nhân sự, thời gian, địa điểm làm chương trình để lên phương án lịch trình, tuyến đường chạy qua… Lưu ý địa điểm tập kết không được trùng lặp nhau, nhất là khi có nhiều đoàn cùng thực hiện song song.
- Người quản lý:
Vai trò của người quản lý trong việc chạy roadshow rất quan trọng. Giai đoạn chuẩn bị người này cần lựa chọn đội ngũ chuẩn, tính toán lực lượng thay thể, dự tính rủi ro trên đường… Đến khi tổ chức người này sẽ có trách nhiệm theo sát để làm ổn định đội hình, hướng dẫn PB, PG thực hiện, điều phối hoạt động của đoàn trên các tuyến đường. Công việc này đòi hỏi người quản lý phải rất linh động, tháo vát và đảm nhận vai trò tiền trạm thật tốt, ví như khi có nguy cơ xảy ra những rắc rối với Cảnh sát giao thông thì cần chỉ đạo cho đoàn tản ra nhiều phía để tránh gây ách tắc giao thông và gây chú ý.
2. Về hình thức đội hình đội ngũ yếu tố quan trọng nhất là bắt mắt và hợp với sự kiện
- Phương tiện để thực hiện roadshow:
Phương tiện thịnh hành nhất là các loại xe motor như Attila Elizabeth, vespa cổ, SH, PCX..các loại xe đạp đôi, xe đạp đơn, các loại xe gây ấn tượng hơn nữa là xe segway, xe hơi một người lái, xích lô, thậm chí là xe Jeep, xe bán tải, xe bus. Người tổ chức roadshow có thể thuê các phương tiện này tại những đơn vị cung cấp xe chuyên dùng cho roadshow, hoặc có thể tuyển nhân sự làm roadshow có sở hữu các loại xe này. Để cho phương tiện làm roadshow thêm bắt mắt, người tổ chức roadshow phải trang trí xe với màu sơn hoặc decal trùng với màu đặc trưng của sự kiện để tăng mức độ nhận diễn thương hiệu, và có thể treo banner, cờ... để gây chú ý cho người đi đường.
- Nhân sự cho chương trình:
Các PGs, PBs được tuyển chọn theo tiêu chí ngoại hình tốt, đồng đều, chịu khó cũng như có trách nhiệm. Việc lựa chọn cần được thực hiện nghiêm túc, cẩn thận vì hoạt động này thực hiện ở ngoài trời nơi có những yếu tố như nẵng, mưa, tắc đường …đòi hỏi sức chịu đựng của đội ngũ nhân sự tốt, tránh trường hợp nhân viên bỏ cuộc gây ảnh hưởng tới hiệu quả chương trình. Tiến độ chạy, đội hình cần được duy trì trong suốt thời gian tổ chức roadshow
3. Một vài lưu ý khác
- Thứ nhất, các hoạt động ngoài trời như roadshow cần được cấp phép, do đó cần làm việc trước với có thẩm quyền như Sở Văn hóa Thông tin hay lãnh đạo quận, huyện nơi diễn ra hoạt động để tránh rủi ro cho chương trình
- Thứ hai, nên chọn các tuyến đường đông đúc để thu hút sự chú ý và tránh các tuyến đường có nhiều cơ quan chính trị.
- Cuối cùng, nếu trong hoạt động roadshow có việc dừng lại phát tờ rơi hay làm activation, thì tùy mức độ của hoạt động đó, phải xin phép trước chủ địa điểm hoặc lobby lực lượng bảo vệ.
Mọi thông tin chi tiết, xin vui lòng liên hệ:
Công ty Hoabinhtourist & Convention
Địa chỉ: Số 29 Đoàn Thị Điểm, quận Đống Đa, TP. Hà Nội
Điện thoại: (84-4) 3732 5976 Fax: (84-4) 3732 5978
Hotline: 0913 311 911 (Ms. Hoàng Lan)
Văn phòng miền Nam:
Địa chỉ: 13 Cù Lao, quận Phú Nhuận, TP. HCM
Điện thoại: (84-8) 3517 1797 Fax: (84-8) 3517 0447
Hotline: 0913.081.316 (Ms. Trúc Phương) - 0918.640.988 (Mr. Quyết)
Nguồn: hoabinhtourist.com/cach-to-chuc-su-kien-roadshow-chuyen-nghiep