Theo quy định tại Điều 358 Bộ luật Dân sự đặt cọc là việc một bên giao cho bên kia một khoản tiền hoặc kim khí quí, đá quý hoặc vật có giá trị khác (sau đây gọi là tài sản đặt cọc) trong một thời hạn để bảo đảm giao kết hoặc thực hiện hợp đồng dân sự.
+ Việc đặt cọc phải được lập thành văn bản.
+ Trường hợp hợp đồng dân sự được giao kết, thực hiện thì tài sản đặt cọc được trả lại cho bên đặt cọc hoặc được trừ để thực hiện nghĩa vụ trả tiền; nếu bên đặt cọc từ chối việc giao kết, thực hiện hợp đồng dân sự thì tài sản đặt cọc thuộc về bên nhận đặt cọc; nếu bên nhận đặt cọc từ chối việc giao kết, thực hiện hợp đồng dân sự thì phải trả cho bên đặt cọc tài sản đặt cọc và một khoản tiền tương đương giá trị tài sản đặt cọc, trừ trường hợp có thoả thuận khác.
1/ Hạch toán khi đặt cọc tiền
+ Đối với nhận đặt cọc
Nợ 111, 112
Có 3388
+ Đối với bên đặt cọc
Nợ 144, 244
Có 111, 112
Khi trả lại tiền đặt cọc
+ Đối với bên nhận đặt cọc
Nợ 3388
Có 111, 112
+ Đối với bên đặt cọc
Nợ 111, 112
Có 144, 244
Lưu ý :
Nếu việc thực hiện hợp đồng diễn ra bình thường, thì đặt cọc chỉ là một khoản tiền đảm bảo thực hiện hợp đồng, nó không phải thu nhập, cũng không phải khoản chi phí của doanh nghiệp.
Nếu việc thực hiện hợp đồng không được thực hiện, thì khoản tiền đặt cọc trở thành chi phí, hoặc thu nhập của bên bên này hoặc bên kia, khi đó hạch toán thực hiện như sau :
2/ Hạch toán khi không thực hiện hợp đồng
a/ Không thực hiện hợp đồng là do bên đặt cọc :
+ Bên nhận đặt cọc :
Nợ 3388
Có 711
+ Bên đặt cọc :
Nợ 144, 244
Có 811
b/ Không thực hiện hợp đồng là do bên nhận đặt cọc :
+ Bên nhận đặt cọc :
Nợ 811, 3388
Có 111, 112
+ Bên đặt cọc :
Nợ 111,112
Có 144, 244, 711