• Options
• Đăng nhập
• Đăng ký
• Desktop Style
• Accelerated Mobile Pages Theme

Thông tin cần biết về hội nghị trực tuyến | Diễn Đàn Tuổi Trẻ Việt Nam Uhm.VN

• Index

  • Diễn Đàn Tuổi Trẻ Việt Nam Uhm.VN
  • Hỏi đáp - Chia sẻ kiến thức, Kinh nghiệm cuộc sống
  • Cẩm nang du lịch
  • Thông tin cần biết về hội nghị trực tuyến
• Thông tin cần biết về hội nghị trực tuyến

• Thông tin cần biết về hội nghị trực tuyến

  LuxEvent > 07-17-2023, 09:43 AM

  Hội nghị trực tuyến được xem là giải pháp hiệu quả để tổ chức các cuộc họp, thảo luận, mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Hội nghị trực tuyến giúp việc tổ chức cuộc họp trở nên thuận tiện nhất, mang lại hiệu quả tối ưu trong công việc. Việc áp dụng hình thức hội nghị trực tuyến giúp tăng khả năng tiếp cận cho doanh nghiệp và có thể tìm kiếm được nhiều đối tác, khách hàng tiềm năng. Hãy cùng LuxEvent theo dõi bài viết dưới đây để có được những thông tin tổng quan về giải pháp hội nghị trực tuyến nhé!
  
  Hội nghị trực tuyến là gì?
  
  Hội nghị trực tuyến trong tiếng anh là Teleconference, được hiểu là một cuộc họp được tổ chức mà người tham dự không cần đến địa điểm tổ chức mà có thể tham gia cuộc họp từ xa, cùng trao đổi thông tin qua hình ảnh, âm thanh. Hội nghị trực tiếp giúp bạn có thể kết nối với nhiều người, dù có cách xa nhau về vị trí địa lý. Cách thức hoạt động của hội nghị trực tuyến là sự kết nối thông qua các ứng dụng, web hội nghị truyền hình có kết nối Internet để kết nối nhiều người cùng tham gia.
  
  
  
  Hội nghị trực tuyến đang dần trở nên phổ biến và được nhiều doanh nghiệp lựa chọn, là xu thế tất yếu trong thời đại công nghệ số hiện nay. Các doanh nghiệp có thể dễ dàng triển khai cuộc họp một cách nhanh chóng và có sự kết nối đơn giản hơn rất nhiều. Bởi được tổ chức theo hình thức được kết nối trực tiếp, cho phép khách mời tham gia có thể kết nối, chia sẻ thông tin với mọi người dù ở bất cứ đâu. Theo khảo sát có đến 73% trên tổng số lãnh đạo trong lĩnh vực marketing công nhận hình thức tổ chức hội nghị trực tuyến giúp mang lại số lượng lớn khách hàng tiềm năng.   
  
  Hội nghị trực tuyến được sử dụng khi nào?
  
  Vậy với một giải pháp hội họa hiệu quả thì có thể sử dụng vào lúc như nào. Dưới đây là một số trường hợp bạn có thể sử dụng hội nghị trực tuyến:
  
  
  Tổ chức khi người tham gia có khoảng cách địa lý: Việc triển khai hội nghị trực tuyến sẽ là giải pháp tuyệt vời trong trường hợp những vị khách mời có khoảng cách địa lý cách xa nhau. Giải pháp hội nghị trực tuyến giúp các khách mời dù đang ở vị trí nào, dù đang ở xa nhau vẫn có thể tham gia họp bàn, trao đổi với nhau một cách nhanh chóng và thuận tiện.
  Cuộc họp tổ chức với nhiều người tham dự cùng lúc: Nếu hội nghị bạn muốn tổ chức có số lượng khách mời lớn thì giải pháp hội nghị trực tuyến sẽ giúp cho tất cả khách mời có thể cùng tham dự.
  Khi cần triển khai một cuộc họp gấp: Nếu doanh nghiệp của bạn đang cần triển khai một cuộc họp gấp, và không có nhiều thời gian chuẩn bị, thì bạn nên lựa chọn hội nghị trực tuyến để tập hợp mọi người tham gia họp nhanh nhất.
  Doanh nghiệp cần triệu tập cuộc họp thường xuyên: Nếu doanh nghiệp của bạn thường xuyên thực hiện các cuộc họp thì hội nghị trực tuyến là giải pháp thích hợp. Hội nghị trực tuyến sẽ giúp doanh nghiệp triển khai cuộc họp thuận tiện và nhanh chóng, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí khi bạn cần tổ chức nhiều cuộc họp.
  
  Hội nghị trực tuyến cần trang bị những tính năng gì?
  
  Hội nghị trực tiếp là một giải pháp hiệu quả và là xu thế hiện nay. Tuy nhiên để tổ chức hội nghị trực tuyến hiệu quả, và mang lại kết quả thì cần có những tinh năng sau:
  
  - Tạo cuộc họp: Người quản lý hay còn được hiểu là người tổ chức hội nghị sẽ tạo cuộc họp trên ứng dụng hội nghị trực tuyến để mọi người có thể tham gia thông qua những kênh chia sẻ như đường link, tài khoản đăng nhập, mật mã tham gia…
  
  - Chia sẻ màn hình: Khi tổ chức hội nghị trực tuyến nhất định cần có tính năng chia sẻ màn hình để những thành viên tham gia có thể dễ dàng theo dõi nội dung cuộc họp, cũng như dễ dàng chia sẻ thông tin qua lại, thuận tiện trong việc trao đổi thông tin, thảo luận vấn đề.
  
  - Chat, giơ tay: Tổ chức hội nghị trực tuyến có tính năng này sẽ giúp người lãnh đạo cuộc họp biết được thành viên tham dự nào đang muốn đưa ra phát biểu, hoặc đưa ra ý kiến.
  
  - Quản lý mic và camera của các điểm cầu: Tính năng này rất quan trọng để người chủ trì có thể quản lý những thành viên tham gia, để không bị ô nhiễm tiếng ồn trong khi cuộc họp đang diễn ra.
  
  - Phát trực tiếp cuộc họp: Tính năng này nhằm phục vụ cho các sự kiện, hội nghị với quy mô lớn. Khi cuộc họp được phát trực tiếp, đông đảo người dùng có thể theo dõi sự kiện, giúp doanh nghiệp kết nối với khách hàng/đối tác.
  
  
  
  - Cài đặt nhắc nhở ngày giờ, lịch họp: Giúp người tổ chức cuộc họp không mất thời gian, công sức thông báo lịch họp tới từng cá nhân tham gia. Mọi người sẽ được nhắc lịch để vào họp đúng giờ.
  
  - Quản lý người dùng, thành phần tham dự: Tính năng này sẽ người tổ chức dễ dàng trong công tác quản lý hội nghị. Quản lý người tham dự là một tính năng quan trọng để người lãnh đạo bảo mật thông tin cuộc họp khi cần thiết.
  
  - Kích out thành viên ra khỏi cuộc họp: Một tính năng quan trọng không kém để có thể kiểm soát các thành viên, và ngăn chặn ăn cắp thông tin khi phát hiện những đối tượng bất thường. Tính năng này sẽ được sử dụng khi người quản lý cuộc họp muốn loại bỏ một số thành viên không liên quan ra khỏi cuộc họp.
  
  Những giải pháp hội nghị trực tuyến phổ biến hiện nay
  
  Hội nghị trực tuyến có nhiều ý nghĩa và đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, nhưng để có thể xây dựng quy trình tổ chức hội nghị trực tuyến sao cho hiệu quả lại là một điều không đơn giản. Dưới đây là một số giải pháp hội nghị trực tuyến phổ biến hiện nay, mang lại hiệu quả mà LuxEvent muốn chia sẻ với bạn:
  
  1. Hội nghị trực tuyến thông qua thiết bị hội nghị truyền hình
  
  
  Đây là giải pháp hội nghị trực tuyến hiệu quả và được nhiều doanh nghiệp lựa chọn. Giải pháp hội nghị trực tuyến truyền hình là sử dụng hệ thống các thiết bị phần cứng và phần mềm kết hợp với nhau để truyền tải hình ảnh, nội dung từ thiết bị này đến các thiết bị khác thông qua kết nối Internet. Tuy nhiên với giải pháp này, doanh nghiệp sẽ cần đầu tư một khoản chi phí khá lớn để lắp đặt các thiết bị hệ thống phần cứng cho các điểm cầu, với mỗi điểm muốn kết nối đều cần trang bị thiết bị.Đây là giải pháp tổ chức hội nghị trực tuyến mang lại sự chuyên nghiệp, đem lại hiệu quả tốt nhất. Với giải pháp này, hội nghị trực tuyến sẽ giúp cuộc họp của bạn kết nối được với nhiều người, nhiều điểm với những chức năng trình chiếu, chia sẻ âm thanh và hình ảnh sắc nét và chuyên nghiệp.
  Đây là một giải pháp hội nghị trực tuyến tối ưu, mang lại hiệu quả trong việc truyền tải nội dung. Nhưng nhược điểm của giải pháp này là  chi phí đầu tư sẽ khá cao, cùng với đó là việc mất thời gian đào tạo nhân sự sử dụng thiết bị ban đầu. Tuy nhiên, đây vẫn là giải pháp phù hợp với những doanh nghiệp sử dụng hình thức họp trực tuyến thường xuyên, với tần suất dày.
  
  2. Hội nghị trực tuyến qua điện thoại
  
  
  Đây là giải pháp tổ chức hội nghị trực tuyến bằng cách hội nghị truyền tải qua âm thanh, trao đổi nội dung bằng lời nói thông qua điện thoại hội nghị. Giải pháp này là hội nghị trực tuyến thông qua việc cuộc họp sẽ được tổ chức bằng cách trao đổi thông tin qua điện thoại, có micro, có loa ngoài phát ra cho nhiều người nghe và có thể kết nối nhiều điểm gọi cùng một lúc. Đây là giải pháp hội nghị trực tuyến đơn giản, giúp doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí và thời gian. Tuy nhiên giải pháp hội nghị trực tuyến này sẽ có hạn chế là về mặt trao đổi thông tin bằng âm thanh, và không có sự quan sát hình ảnh của các khách mời, việc đó sẽ làm giảm đi hiệu quả truyền tải thông tin, khiến buổi hội nghị trở nên nhàm chán.
  
  3. Hội nghị trực tuyến thông qua phần mềm/web
  
  
  Hình thức hội nghị trực tuyến thông qua phần mềm là họp bằng cách các thành viên khách mời sẽ cùng tham gia cuộc gọi video call trên các phần mềm, trang web xã hội thông dụng. Một số phần mềm hỗ trợ họp trực tuyến miễn phí như Skype, Hangout, Vsee… Buổi hội nghị sẽ được diễn ra với sự tham gia từ nhiều bên, các bên cùng nhau chia sẻ thông tin, và đưa ra thảo luận ngay trên sóng trực tuyến.
  
  
  Tuy nhiên, mặt hạn chế ở giải pháp này là sẽ có sự hạn chế về số lượng người tham gia, và một số hạn chế về trong công tác trình chiếu nội dung. Đây là giải pháp hội nghị trực tuyến có chi phí miễn phí hoặc là rất thấp. Tuy nhiên với hình thức hội nghị trực tuyến này sẽ hạn chế trình chiếu dữ liệu, hạn chế số lượng người tham gia, cùng với đó là chất lượng hình ảnh và âm thanh không sắc nét,đường truyền không ổn định. Những mặt hạn chế này sẽ làm ảnh hưởng đến quá trình diễn ra của hội nghị, và có thể làm giảm đi hiệu quả truyền tải, thảo luận thông tin.
  
  
  Bài viết trên đây đã giúp các bạn hiểu rõ hơn về hội nghị trực tuyến. Hội nghị trực tuyến được xem là một giải pháp nhanh chóng, hiệu quả và tiết kiệm được thời gian và chi phí cho các doanh nghiệp trong thời đại công nghệ số. Hy vọng với những thông tin hữu ích mà LuxEvent chia sẻ với bạn sẽ giúp bạn triển khai giải pháp đa tính năng hội nghị trực tuyến thật hiệu quả và thành công nhé! Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc hay có nhu cầu tìm hiểu thêm về tổ chức hội nghị, hãy liên hệ ngay với LuxEvent để được tư vấn sớm nhất nhé!
  
  >>Nguồn: https://luxevent.net/hoi-nghi-truc-tuyen/
  
• Bài trước Bài tiếp theo