Khi lập hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT), doanh nghiệp cần nắm rõ các quy định pháp luật về các nguyên tắc lập và xuất hóa đơn, cách ghi tiêu thức trên hóa đơn. Ghi hóa đơn không đúng cách có thể khiến doanh nghiệp bị xử phạt hành chính.
*****Xem thêm:
>>
Phan mem in hoa don
>>
Phan mem quan ly ban hang
NGUYÊN TẮC LẬP HÓA ĐƠN
Doanh nghiệp phải lập hóa đơn với nội dung trên hóa đơn đúng với nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh; không được tẩy xóa, sửa chữa; phải dùng cùng màu mực, loại mực không phai, không sử dụng mực đỏ; chữ số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, không viết hoặc in đè lên chữ in sẵn.
CÁCH LẬP MỘT SỐ TIÊU THỨC CỤ THỂ TRÊN HÓA ĐƠN
1. Tiêu thức “Ngày tháng năm”
Ngày lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua hoặc ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp thu tiền trước hoặc trong khi cung ứng dịch vụ thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền.
2. Tiêu thức “Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán / người mua”
Doanh nghiệp ghi tên đầy đủ theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. Trường hợp tên doanh nghiệp, địa chỉ quá dài, doanh nghiệp được viết tắt một số từ thông dụng như: “Phường” thành “P”; “Cổ phần” thành “CP”, “khu công nghiệp” thành “KCN”,… nhưng phải đảm bảo xác định được chính xác tên, địa chỉ doanh nghiệp và phù hợp với đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp.
3. Tiêu thức “Số thứ tự, tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền”
Doanh nghiệp ghi theo thứ tự tên hàng hóa, dịch vụ bán ra; gạch chéo phần bỏ trống. Nếu hóa đơn tự in hoặc hóa đơn đặt in được lập bằng máy tính có phần còn trống thì không phải gạch chéo. Trường hợp doanh nghiệp quy định mã hàng hóa, dịch vụ để quản lý thì khi ghi hóa đơn phải ghi cả mã và tên hàng hóa.
4. Tiêu thức “người bán hàng (ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)”
Đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp phải ký tên, đóng dấu vào tiêu thức này hoặc có thể ủy quyền bằng văn bản cho người bán trực tiếp ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu vào phía trên bên trái tờ hóa đơn.
Trường hợp doanh nghiệp ủy nhiệm cho bên thứ ba lập hóa đơn thì phải ghi tên và đóng dấu của doanh nghiệp phía trên bên trái của tờ hóa đơn.
5. Tiêu thức “người mua hàng (ký, ghi rõ họ tên)”
Khi người mua không mua hàng trực tiếp thì không nhất thiết phải ký và ghi rõ họ tên trên hóa đơn nhưng doanh nghiệp phải ghi rõ bán hàng qua điện thoại, qua mạng, FAX vào tiêu thức này trên hóa đơn. Trường hợp lập hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ ra nước ngoài, trên hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký của người mua nước ngoài.
6. Đơn vị tiền ghi trên hóa đơn là đồng Việt Nam
Trường hợp doanh nghiệp được thu ngoại tệ theo quy định pháp luật thì ghi tổng số tiền thanh toán bằng nguyên tệ, phần chữ ghi bằng tiếng Việt. Ví dụ: 10.000 USD (mười nghìn đô la Mỹ).
Nguồn (
http://tmtsofts.com/tin-tuc/huong-dan-viet-hoa-don-gtgt-cho-doanh-nghiep-t12.html)