Applicant Tracking System (ATS) là một công cụ phần mềm được sử dụng rộng rãi trong ngành nhân sự để quản lý và theo dõi quy trình tuyển dụng của một tổ chức. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về khái niệm ATS là gì, cũng như tại sao nó trở thành một phần quan trọng của quy trình tuyển dụng hiện đại.
ATS là gì?
Applicant Tracking System là một hệ thống phần mềm được thiết kế để tự động hóa và quản lý quy trình tuyển dụng của một tổ chức. Hệ thống này giúp tổ chức thu thập, lưu trữ và quản lý thông tin của ứng viên từ khi họ nộp đơn đến khi được tiếp nhận vào công ty.
>>> Xem ngay: Talent pool là gì và cách quản lý ứng viên tiềm năng hiệu quả
Phần mềm quản lý hồ sơ ứng viên hoạt động ra sao?
Applicant Tracking System (ATS) hoạt động bằng cách tự động hóa và quản lý quy trình tuyển dụng của một tổ chức từ đầu đến cuối. Dưới đây là cách mà ATS thường hoạt động:
Thu thập hồ sơ ứng viên
ATS bắt đầu bằng việc thu thập thông tin từ các ứng viên thông qua các kênh tuyển dụng như trang web của công ty, các trang web tuyển dụng, email hoặc mạng xã hội.
Thông tin được thu thập bao gồm hồ sơ cá nhân, lịch sử công việc, bằng cấp, và bất kỳ thông tin nào khác mà ứng viên cung cấp.
Lưu trữ và quản lý hồ sơ
Sau khi thu thập, ATS tự động lưu trữ và quản lý hồ sơ ứng viên trong cơ sở dữ liệu.
Thông tin được tổ chức một cách cụ thể và dễ dàng truy cập bởi các nhân viên nhân sự và quản lý thông qua giao diện người dùng.
Lọc và phân loại ứng viên
ATS có khả năng tự động lọc và phân loại ứng viên dựa trên các tiêu chí được đặt ra bởi tổ chức.
Tiêu chí có thể bao gồm từ kỹ năng cần thiết, kinh nghiệm làm việc, đến các từ khóa trong hồ sơ của ứng viên.
Tương tác với ứng viên
ATS cung cấp các tính năng cho phép tổ chức tương tác với ứng viên một cách dễ dàng và hiệu quả.
Các tính năng này bao gồm gửi email tự động, lên lịch phỏng vấn, và cập nhật trạng thái của hồ sơ.
Báo cáo và phân tích
ATS cung cấp các công cụ cho phép tổ chức phân tích hiệu suất của quy trình tuyển dụng.
Các báo cáo và phân tích này giúp đánh giá hiệu quả của các chiến lược tuyển dụng và đưa ra các cải tiến.
Bảo mật thông tin
Một trong những yếu tố quan trọng nhất của ATS là bảo mật thông tin.
ATS cung cấp các biện pháp bảo mật như mã hóa dữ liệu và quản lý quyền truy cập để đảm bảo rằng thông tin cá nhân của ứng viên được bảo vệ an toàn.
Tóm lại, ATS giúp tổ chức tự động hóa và tối ưu hóa quy trình tuyển dụng từ việc thu thập hồ sơ ứng viên đến việc tương tác với họ và phân tích hiệu suất của quy trình tuyển dụng. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và công sức, tăng cường trải nghiệm của ứng viên, và đảm bảo bảo mật thông tin.