#1. Phần mềm quản lý nhân sự là gì? 
Phần mềm HRM (Human Resource Management software) hay hệ thống HRM cung cấp một bộ công cụ cho phép tổ chức, doanh nghiệp quản lý tất cả các quá trình liên quan đến nguồn nhân lực. Chức năng này có thể bao gồm từ các tính năng cơ bản như lưu trữ hồ sơ, xử lý bảng lương đến các tính năng nâng cao hơn như lập kế hoạch lực lượng lao động và quản lý nhân tài.
Khi các nhiệm vụ quản lý nhân sự quá phức tạp và tốn thời gian xử lý thủ công, các doanh nghiệp có xu hướng tìm đến sự trợ giúp của các giải pháp công nghệ như HRM – không chỉ mang lại hiệu quả quản lý toàn diện còn giúp tiết kiệm thời gian, chi phí lãng phí.
#2. Tìm hiểu về lịch sử phần mềm quản lý nhân sự
Năm 1970, khi các công ty tìm cách tự động hóa việc quản lý nhân viên của họ, bảng lương là chức năng đầu tiên được xây dựng trên hệ thống HRM được máy tính hóa. Tuy nhiên tính năng này được sử dụng trên công nghệ máy tính lớn (mainframe techonoly) để tính lương của công nhân, các khoản khấu trừ và in phiếu lương ra giấy, theo dõi các khoản nợ lương.
Mãi cho đến đầu những năm 2000, với việc ứng dụng rộng rãi hình thức gửi tiền trực tiếp trong ngân hàng thì quy trình trả lương mới hoàn toàn điện tử hóa.
Cuối những năm 1980, PeopleSoft là một trong những công ty tiên phong xây dựng hệ thống HRM. Ngoài bảng lương, PeopleSoft còn có tính năng quản lý hồ sơ nhân viên, tuyển dụng và chấm công, quản lý phúc lợi, lương thưởng, kèm những tính năng khác. PeopleSoft đã giúp chuyên viên nhân sự tự động hóa các hoạt động quản lý trong 1 vòng đời của nhân sự.
Sự phát triển của Internet cuối những năm 1990 mang lại nhiều lợi ích trong tự động hóa quá trình quản lý nhân sự. Ví dụ cụ thể, giấy tờ được thay thế bảng công việc điện tử, mang đến cách kết nối mới giữa người tuyển dụng và nhân sự. Từ năm 2010 cho đến nay, khi công nghệ Cloud bắt đầu phát triển, doanh nghiệp, bộ phận nhân sự dễ dàng hơn trong tiếp cận và mua bộ ứng dụng, phần mềm quản lý nhân sự mà không cần tốn chi phí đầu tư vào phần cứng máy tính để lưu trữ.
Dự đoán trong tương lai khi công nghệ trí tuệ nhân tạo AI phát triển, phần mềm quản lý nhân sự sẽ có nhiều nâng cấp vượt bậc trong tính năng, tiện ích. Ví dụ như, công nghệ AI sẽ giúp bộ phận nhân sự nhận định xu hướng mới của lực lượng lao động hay dự đoán được nhân sự nào có thể phù hợp với vị trí.
#3. Những tính năng cốt lõi của một phần mềm Quản lý nhân sự tốt (HRMS)
Chức năng chính của phần mềm quản lý nhân sự là chuẩn hóa và hợp nhất các quy trình cốt lõi liên quan đến quản lý nguồn nhân lực trong doanh nghiệp. HRMS bao gồm các mô-đun riêng biệt đảm nhận các nhiệm vụ khác nhau cùng hướng tới mục tiêu chung là xây dựng một môi trường làm việc chuyên nghiệp bà hiệu quả. Dưới đây là những chức năng cốt lõi của một phần mềm Quản trị nhân sự lý tưởng. Bạn nên cân nhắc các yếu tố dưới đây khi lựa chọn hệ thống phù hợp cho doanh nghiệp mình.
1. Quản lý tuyển dụng
Một mô-đun thực hiện nhiệm vụ số hóa quy trình tuyển dụng – đào tạo – kết nối nhân sự. Dễ dàng khởi tại, lưu trữ CV và đưa CV vào quy trình tuyển dụng để theo dõi, quản lý và tái sử dụng. Hệ thống gửi email tự động xây dựng môi trường trao đổi thuận tiện giữa ứng viên và nhà tuyển dụng, tăng độ chuyên nghiệp cho doanh nghiệp.
2. Quản lý hồ sơ nhân sự
Lưu trữ và truy xuất tất cả thông tin cập nhật liên quan đến nhân viên (thông tin cá nhân, chứng chỉ, hợp đồng, lịch sử lương,…) trên hệ thống tập trung trực tuyến giúp truy cập nhanh chóng mọi lúc mọi nơi trên di động cá nhân. Theo dõi và cảnh báo biến động nhân sự hỗ trợ ban lãnh đạo đưa ra các quyết định điều phối, bổ sung nguồn lực chính xác và kịp thời.
3. Quản lý bảng chấm công
Số hóa dữ liệu chấm công – đơn từ chấm công trên một hệ thống phần mềm, không cần tính excel, không cần nhập liệu thủ công. Nhân sự chủ động theo dõi bảng công cá nhân, chuyên cần, quỹ phép. Tiết kiệm tối đa thời gian xử lý bảng công, khiếu nại hàng tháng của bộ phận nhân sự.
4. Quản lý tiền lương
Tối ưu các tác vụ thủ công trong quy trình xử lý bảng lương hàng tháng, phần mềm thiết lập các mẫu lương/ phiếu lương cho từng vị trí công việc, tự động tính lương từ bảng công và bảng KPI. 
Rất nhiều phần mềm quản trị nhân lực hiện nay đã phát triển tính năng thông minh cho phép tự động tính lương nhân sự từ hệ số, bảng công và các khoản KPI khác… để ra con số lương cuối cùng cho nhân viên mà không cần sự can thiệp của con người. 
5. Quản lý lương thưởng
Quản lý chi tiết bảng lương cá nhân, thưởng/ trừ KPI trên một nền tảng chung trực tuyến giúp nhà lãnh đạo theo dõi chính xác thu nhập qua từng tháng của nhân viên, từ đó căn cứ để có sự điều chỉnh lương, chế độ khen thưởng phù hợp. Các nhà lãnh đạo có thể quản lý tốt hơn sự biến động quỹ lương trong doanh nghiệp khi có một phần mềm hỗ trợ. 
6. Quản lý hiệu suất
Phần mềm quản lý nhân sự hỗ trợ thiết lập hệ thống KPI thông minh cho từng vị trí, chỉ tiêu, hệ số đánh giá, tỉ lệ quy đổi, đơn vị tính… Tự động hóa đánh giá KPI từ kết quả thực hiện công việc thực tế so với chỉ tiêu, giảm 90% thời gian nhập liệu thủ công, tính toán cho quản lý. Cơ sở để đánh giá năng lực nhân sự để điều chỉnh cơ cấu theo quý/ năm. 
#4. Lợi ích thực tế của phần mềm quản lý nhân sự
Lợi ích cơ bản, rõ ràng nhất của app và web quản lý nhân sự là tạo nền tảng tập trung, thống nhất để quản lý toàn bộ cơ sở dữ liệu về toàn bộ nhân sự, giúp chuyên viên nhân sự làm việc hiệu quả hơn, năng suất hơn. Dưới đây là một số lợi ích cụ thể của hệ thống quản lý nhân sự đối với doanh nghiệp:
Cung cấp dữ liệu, thông tin tốt hơn chi tiết hơn
Nếu không có phần mềm quản lý nhân sự, dữ liệu bảng lương, thông tin cần trao đổi giữa nhà quản lý và chuyên viên bộ phận nhân sự sẽ rời rạc, riêng lẻ ở nhiều hệ thống, cơ sở lưu trữ khác nhau. Điều này gây khó khăn trong quản lý, khó có được cái nhìn toàn diện về chi phí cho lực lượng lao động trong doanh nghiệp.
Với phần mềm quản lý nhân sự, mọi dữ liệu được quản lý tập trung trên 1 nền tảng, tính bao quát cao. Từ đó nhà quản lý có được cái nhìn toàn diện, rõ ràng về nhân sự giúp đưa ra quyết định nhanh hơn và tốt hơn.
Dữ liệu trên hệ thống quản lý nhân sự cũng sẽ giúp nhà quản lý có đánh giá khách quan, chân thực về hiệu suất làm việc của nhân sự. Ví dụ phần mềm quản lý nhân sự [font=Open Sans]FastWork sẽ quản lý, tính điểm KPI của nhân sự. Dựa vào dữ liệu đó, nhà quản lý sẽ biết nhân sự A nên cân nhắc tăng bậc lương, hay giảm bậc lương, chính sách khen thưởng,…[/font]
Tuyển dụng nhanh hơn, hiệu quả hơn
Với tính năng hỗ trợ tuyển dụng, ứng dụng quản lý nhân sự sẽ giúp chuyên viên nhân sự tuyển dụng nhanh hơn qua việc thu thập quản lý hồ sơ ứng viên, trao đổi với ứng viên trực tiếp từ phần mềm, ghi chú cho từng hồ sơ nhân sự, đảm bảo không bỏ sót hồ sơ tiềm năng.
#5. Top 7 phần mềm quản lý nhân sự hiệu quả và phổ biến nhất hiện nay
Nếu bạn đang tìm kiếm một phần mềm quản lý nhân sự, chúng tôi gợi ý 7 phần mềm quản trị nhân viên dưới đây kèm các phân tích cụ thể nhất để giúp bạn ra quyết định.
1. BambooHR
Phần mềm quản lý nhân sự BambooHR là một phần mềm quản lý nhân sự được thiết kế cho doanh nghiệp vừa và nhỏ. Bamboo HR sở hữu khả năng quản lý toàn diện bao gồm: quản lý bảng công, tiền lương, quản lý và đánh giá hiệu suất. Bạn cũng có thể yêu cầu mở rộng tính năng tùy theo nhu cầu doanh nghiệp.
[font=Open Sans]Giao diện phần mềm Bamboo HR[/font]
Phần mềm quản lý nhân viên BambooHR phù hợp với doanh nghiệp Việt và doanh nghiệp đa quốc gia.
Tổng hợp một số đánh giá về ưu và nhược điểm của ứng dụng quản lý nhân sự BambooHR
Ưu điểm:

• Giao diện trực quan, nhà quản lý và nhân sự đều cảm thấy dễ dùng
  
  
• Tính năng quản lý hiệu suất nhân viên khá hữu ích
  
  
• Hỗ trợ khách hàng tốt
  

Nhược điểm:

• Cần cải thiện API
  
  
• Phiên bản trên di động không cung cấp nhiều dữ liệu như phiên bản cho PC
  

2. UltiPro
Với phần mềm quản lý nhân viên UltiPro, các doanh nghiệp có thể tổ chức và quản lý hiệu quả quy trình tuyển dụng, tối ưu tác vụ và thời gian cho quy trình tính lương hàng tháng. Kiểm soát chặt chẽ thời gian làm việc của toàn bộ các cá nhân, phòng ban. Hiệu suất nhân sự được cải thiện, bộ phận kế toán có thời gian tập trung cho những công việc quan trọng hơn.
[font=Open Sans]Giao diện phần mềm UltiPro[/font]
3. Phần mềm quản lý nhân sự FastWork HRM
Ứng dụng nền tảng công nghệ điện toán đám mây, phần mềm quản lý nhân viên FastWork HRM với 3 mô-đun cốt lõi là:

• [font=Open Sans]FastWork Staff (Quản lý số hóa hồ sơ nhân sự): Quản lý hồ sơ nhân viên, quản lý thông tin nhân viên, quản lý quá trình công tác của nhân viên, quản lý thông tin bảo hiểm, quản lý hợp đồng làm việc, quản lý lịch sử lương, thông tin bằng cấp,…[/font]
  
  
• [font=Open Sans]FastWork Hiring (Quản lý tuyển dụng): Xây dựng website tuyển dụng, xây dựng kế hoạch và quy trình tuyển dụng, tạo và quản lý nguồn ứng viên, làm việc trực tiếp với ứng viên trên hệ thống phần mềm[/font]
  
  
• [font=Open Sans]FastWork KPI (Quản lý đánh giá KPI nhân sự) giúp nhà quản lý, phòng nhân sự nắm bắt mọi thông tin về nhân sự theo cách thống nhất, tập trung nhất. Bên cạnh đó là hỗ trợ hoạt động tuyển dụng và đánh giá KPI.[/font]
  

[font=Open Sans]Bảng công cập nhật tự động với FastWork HRM[/font]
Các tính năng nổi bật của phần mềm Quản lý nhân sự FastWork:

• Quản lý chấm công – đơn từ chấm công
  
  
• Tự động hóa bảng công – bảng lương
  
  
• Số hóa quy trình tuyển dụng – đào tạo – kết nối nhân sự
  
  
• Quản lý toàn diện hệ thống, hồ sơ nhân sự trong công ty
  
  
• Quản lý hiệu suất bằng KPI, số hóa hệ thống KPI nhân viên
  

Một điểm thú vị của hệ thống FastWork HRM là bạn có thể thay thế phương thức chấm công bằng máy vân tay sang app chấm công trên di động của FastWork. FastWork sử dụng công nghệ FaceID để định danh khuôn mặt người chấm công. 

[font=Open Sans]Tham khảo thêm video giới thiệu phần mềm quản lý nhân sự trực tuyến FastWork[/font]
Các nhà quản lý đánh giá đây là giải pháp phù hợp nhất cho các đơn vị thường xuyên có đội ngũ đi làm bên ngoài, hoặc có nhiều chi nhánh cần tiết kiệm chi phí lắp đặt máy chấm công mà vẫn kiểm soát tốt nhân sự.
Fastwork HRM cũng có tính năng tự động hóa 100% bảng công và bảng lương nhân sự mà không cần sự can thiệp thủ công của kế toán viên. 

Trích dẫn:[font=Nunito]Chi phí sử dụng phần mềm quản lý nhân viên FastWork HRM chỉ từ 20.000đ/người dùng/tháng, bạn có thể tìm hiểu chi tiết [font=Open Sans]Tại Đây[/font][/font]

Phần mềm quản lý nhân sự FastWork HRM phù hợp với mọi doanh nghiệp ở mọi lĩnh vực. Hiện tại, FastWork đã được chuỗi Metro Mart, VnPost, Tập đoàn CMC,… cùng hơn 3500 doanh nghiệp khác tin dùng!

Một số đánh giá khách quan về phần mềm quản trị nhân sự FastWork HRM
Ưu điểm:

• Giao diện trực quan, dễ sử dụng
  
  
• Tính năng đa dạng, bao quát hữu ích cho bộ phận C&B
  
  
• Khả năng tích hợp
  
  
• Chi phí sử dụng hợp lý
  
  
• Có hỗ trợ trải nghiệm Free Demo
  
  
• Có bản Web App và Mobile App
  

Nhược điểm:

• Hiện tại, phần mềm chưa có phiên bản tiếng Anh
  

4. Bitrix24
Phần mềm quản trị nhân sự Bitrix sở hữu trên 25 công cụ quản lý nhân sự miễn phí, bao gồm rất nhiều tính năng nổi bật như mạng xã hội riêng, cổng thông tin nhân sự, quản lý và lưu trữ tập trung tài liệu, hồ sơ nhân sự,….Chia sẻ tài nguyên thuận tiện giúp xây dựng môi trường cộng tác toàn diện, cải thiện tương tác giữa các cá nhân, phòng ban.
[font=Open Sans]Giao diện phần mềm Bitrix24[/font]
Chi phí sử dụng phần mềm theo nhu cầu người dùng. Cụ thể bạn có thể tham khảo tại: https://www.bitrix24.vn/prices/
[font=Open Sans]Chi phí sử dụng phần mềm quản lý nhân viên Bitrix 24
[/font]
Đánh giá tổng quan
Ưu điểm:

• Có bản dùng thử và Free một số tính năng
  
  
• Giao diện trực quan
  
  
• Tính năng đa dạng, ngoài quản lý nhân sự, Bitrix24 là công cụ hữu ích để quản lý dự án, CRM
  
  
• Phần mềm có 8 triệu tổ chức trên toàn cầu sử dụng
  

Nhược điểm:

• Nếu bạn đang cần phần mềm chuyên biệt quản lý nhân sự thì Bitrix24 có thể không phù hợp
  
  
• So với doanh nghiệp nhỏ ở Việt Nam, chi phí sử dụng tính năng cao cấp của phần mềm khá cao
  

5. Zoho HR
Zoho People Plus là nền tảng nhân sự toàn diện giúp người dùng quản lý các hoạt động của nhân viên như:

• Quản lý tuyển dụng, nguồn ứng viên
  
  
• Quản lý hiệu suất
  
  
• Quản lý chấm công, tiền lương, chi tiêy
  
  
• Quản lý nội bộ nhân sự
  

Với phần mềm nhân sự Zoho, bạn có thể hoàn thành các tác vụ nhân sự nhanh chóng, đơn giản và hiệu quả. Nhân viên có thể truy cập thông tin họ cần thông qua cổng thông tin nhân viên.
Đánh giá ưu và nhược điểm cơ bản của phần mềm
Ưu điểm:

• Có khả năng tích hợp
  
  
• Phần mềm ứng dụng AI
  
  
• Tùy chỉnh dễ dàng
  
  
• Dùng thử 30 ngày không cần thông tin thẻ tín dụng
  

Nhược điểm:

• Phần mềm nước ngoài, ngôn ngữ tiếng Anh chỉ phù hợp với một nhóm doanh nghiệp ở Việt Nam
  
  
• Chi phí sử dụng từ 9USD/tháng/người, khá cao so với mặt bằng chung của các phần mềm Việt.
  

[font=Open Sans]Dashboard phần mềm quản lý nhân sự Zoho People Plus[/font]
6. Lotus Pro
Phần mềm nhân sự Lotus Pro được người sử dụng biết đến với tính năng quản lý nhân sự, quản lý hệ thống bảng công, bảng lương và đào tạo nhân sự. Lotus Pro hỗ trợ thống kê KPI, giúp doanh nghiệp nhanh chóng nắm được tình hình biến động công việc. Lotus Pro đem đến giải pháp quản lý nhân sự hiệu quả, khoa học, tiết kiệm thời gian với chi phí hợp lý.
7. Base HRM
Base HRM cung cấp thông tin, cơ sở dữ liệu về nhân sự giúp các nhà quản lý quy chuẩn và khai thác thông tin về công tác quản trị nhân lực trong doanh nghiệp. Gắn kết chặt chẽ với chính sách, tích hợp sâu để đơn giản hóa và tự động hóa quy trình tính lương. Tạo ra môi trường làm việc đề cao và ghi nhận mọi sự đóng góp nổi bật của nhân sự. 
[font=Open Sans]Giao diện phần mềm Base HRM[/font]
#6. Hướng dẫn lựa chọn phần mềm quản lý nhân sự phù hợp 
Để chọn một phần mềm quản lý nhân sự phù hợp nhất với quy mô và đặc thù doanh nghiệp, bạn cần xác định một cách rõ ràng tất cả các vấn đề bạn đang gặp phải và lựa chọn phần mềm có khả năng giải quyết 1 cách triệt để nhất.

• Xác định các lỗ hổng trong quy trình quản lý nhân sự hiện tại và vạch ra các yêu cầu của bạn một cách rõ ràng
  
  
• Xác định các tính năng ưu tiên và các thông số kỹ thuật cần có trong một phần mềm quản lý nhân sự
  
  
• Thu thập thông tin, lập danh sách các đơn vị cung cấp tin cậy
  
  
• Sắp xếp đơn vị cung cấp theo thứ tự ưu tiên (chi phí, tính năng, lộ trình triển khai, dịch vụ chăm sóc,…)
  
  
• Yêu cầu các buổi tư vấn, demo sản phẩm cũng như nghiên cứu khách hàng thành công họ đã triển khai
  
  
• Đảm bảo minh bạch giá cả, không có phát sinh chi phí ẩn
  
  
• Đảm bảo khả năng cập nhật, đáp ứng nhu cầu khi quy mô doanh nghiệp mở rộng
  

#7. Kết luận
Nếu đội ngũ nhân sự của doanh nghiệp là người Việt, chi phí đầu tư sử dụng phần mềm không lớn, nhưng vẫn cần phần mềm nhân sự có đầy đủ những tính năng cơ bản thì doanh nghiệp nên tham khảo phần mềm quản lý nhân sự của Việt Nam như FastWork HRM. Nếu doanh nghiệp có nguồn kinh phí lớn, quy mô nhân sự toàn cầu thì Zoho People Plus hay Bitrix24 là đề xuất đáng giá.
Với vai trò là nền tảng quản trị và điều hành doanh nghiệp thống nhất, FastWork.vn đã tự hào đồng hành cùng hơn 3500+ doanh nghiệp Việt trong hành trình ứng dụng các phần mềm công nghệ nhằm xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, hiệu quả,  giảm tải tối đa các tác vụ thủ công kém hiệu quả trong cách thức quản lý truyền thống.

Nguồn: FastWork