Kế toán là cần sự cẩn thận, sự tỉ mỉ,chu đáo trong mỗi nghiệp vụ cũng như phải giải quyết được mỗi tình huống sai sót trong công ty. Một sai sót dù rất nhỏ cũng có thể dẫn đến nhiều phiền phức cho doanh nghiệp, thậm chí có thể tiềm ẩn hậu quả rất lớn trong tương lai, trung tâm xin giới thiệu tới các bạn sinh viên và kế toán viên những sai sót nho nhỏ dễ gặp phải và cần tránh khi thực hiện tác nghiệp hoặc hoàn thiện các thủ tục chứng từ kế toán.
1. Đối với tiền mặt
Đối với tiền mạt các bạn cần chú ý những điều sau:
• Số dư quỹ tiền mặt âm do hạch toán phiếu chi trước phiếu thu
• Phiếu thu, phiếu chi chưa lập đúng quy định (thiếu dấu, chữ kí của thủ trưởng đơn vị, kế toán trưởng, thủ quỹ,…); không có hoặc không phù hợp với chứng từ hợp lý hợp lệ kèm theo; chưa đánh số thứ tự, phiếu viết sai không không lưu lại đầy đủ; nội dung chi không đúng hoạt động kinh doanh.
• Vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm: kế toán tiền mặt đồng thời là thủ quỹ, chứng từ kế toán xếp chung với chứng từ quỹ, sổ quỹ và sổ kế toán không tách biệt…( không được vừa là kế toán vừa là thủ quỹ )
• Ghi lệch nhật kí chi tiền; số cái, sổ quỹ, không khớp nội dung, số tiền.
• Ghi chép, phân loại, phản ánh chưa hợp lí (không hạch toán tiền đang chuyển …)
• Hoạch toán thiếu nghiệp vụ thu chi phát sinh.
• Cùng một hóa đơn nhưng thanh toán hai lần, thanh toán tiền lớn hơn số ghi trên hợp đồng, hóa đơn.
• Cuối kì không đánh giá lại ngoại tệ hoặc đánh giá không theo tỷ giá ngoại tệ liên ngân hàng vào thời điểm cuối năm.
• Chưa có biên bản tiền mặt tồn quỹ, biên bản kiểm kê thiếu chữ kí của thủ quỹ và kế toán trưởng; không thành lập hội đồng kiểm kê, không có chữ kí của Giám đốc
• Biên bản kiểm kê có số tiền dư đến đơn vị đồng.
2. Tiền gửi ngân hàng
• Hạch toán theo giấy báo Nợ, báo Có ngân hàng chưa kịp thời.
• Chưa mở sổ theo dõi chi tiết theo từng ngân hàng.
• Chênh lệch sổ sách kế toán với biên bản đối chiếu với ngân hàng, với các bảng cân đối số phát sinh.
• Phản ánh không hợp lí các khoản rút quá số dư, gửi tiền, tiền lãi vay…
• Tên người nhận trên ủy nhiệm chi và tên đối tượng công nợ của các đơn vị không trùng nhau.
• Không theo dõi nguyên tệ đối với các khoản tiền gửi bằng ngoại tệ.
• Chưa đánh giá lại số dư ngoại tệ cuối năm hoặc áp dụng sai tỷ giá đánh giá lại.
• Chưa hạch toán đầy đủ lãi tiền gửi ngân hàng hoặc hạch toán lãi tiền gửi NH không khớp với sổ phụ NH.
3. Đầu tư tài chính ngắn hạn
• Chưa mở sổ theo dõi chi tiết từng loại chứng khoán.
• Không tiến hành trích lập dự phòng giảm giá đầu tư chứng khoán ngắn hạn.
• Không hạch toán lãi lỗ kinh doanh chứng khoán hoặc hạch toán khi chưa có đầy đủ hóa đơn chứng từ.
• Đầu tư ngắn hạn khác không mang tính chất đầu tư mà là các khoản phải thu khác (thu tiền chi phân phối sai chế độ cho cán bộ công nhân viên).
• Cuối kì không đánh giá lại dự phòng để hoàn nhập dự phòng hoặc trích thêm.
• Không có bằng chứng chứng từ hợp lệ chứng minh cho khoản đầu tư.
• Không có xác nhận của đối tượng nhận đầu tư về khoản đầu tư của Công ty.
4. Các khoản phải thu của khách hàng
• Không bù trừ cùng đối tượng hoặc bù trừ công nợ không cùng đối tượng.
• Chưa có sổ chi tiết theo dõi chi tiết từng đối tượng phải thu.
• Chưa tiến hành đối chiếu hoặc đối chiếu công nợ không đầy đủ vào thời điểm lập Báo cáo tài chính.
• Hạch toán sai nội dung, số tiền, tính chất tài khoản phải thu, hạch toán các khoản phải thu không mang tính chất phải thu thương mại vào TK131.
• Cơ sở hạch toán công nợ không nhất quán theo hóa đơn hay theo phiếu xuất kho, do đó đối chiếu công nợ không khớp số.
• Hạch toán giảm công nợ phải thu hàng bán trả lại, giảm giá hàng bán nhưng không có hóa đơn, chứng từ hợp lệ.
• Không lập dự phòng đối với những khoản nợ quá hạn.
• Cuối kỳ chưa đánh giá lại các khoản phải thu có gốc ngoại tệ.
• Các khoản xóa nợ chưa tập hợp được đầy đủ hồ sơ theo quy định. Không theo dõi nợ khó đòi đã xử lý.
• Chưa tiến hành phân loại các khoản phải thu theo quy định mới: phân loại dài hạn và ngắn hạn.
• Hạch toán phải thu không đúng kì, khách hàng đã trả nhưng chưa hạch toán.
• Chưa lập dự phòng các khoản phải thu khó đòi hoặc lập dự phòng nhưng trích thiếu hoặc trích thừa, vượt quá tỉ lệ cho phép.
• Hồ sơ lập dự phòng chưa đầy đủ theo quy định.
5. Phải thu khác
• Không theo dõi chi tiết các khoản phải thu khác.
• Chưa tiến hành đối chiếu các khoản phải thu bất thường, tài sản thiếu chờ xử lý không có biên bản kiểm kê, không xác định được nguyên nhân thiếu để quy trách nhiệm.
• Hạch toán vào TK 1388 một số khoản không đúng bản chất.
• Không phân loại các khoản phải thu khác ngắn hạn và dài hạn theo quy định.
Ngòai ra còn nhiều chú ý hơn nữa về những phần hành của kế toán như : hàng tồn kho, tạm ứng, tài sản, cho vay