thisisminh.11 > 11-07-2020, 03:43 PM
Trích dẫn:Phần lớn hiện nay các doanh nghiệp, công ty muốn tổ chức các sự kiện thường thuê một đội ngũ bên ngoài để yên tâm về độ hiệu quả cũng như tính chuyên nghiệp. Dưới đây là một quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để các bạn tham khảo.
1. Nhận thông tin tổ chức sự kiện từ khách hàng
Bước đầu tiên trong quy trình tổ chức sự kiện thường là nhận thông tin tổ chức sự kiện từ phía khách hàng. Các thông tin này bao gồm: mục đích sự kiện diễn ra, lý do tổ chức, quy mô khách mời, các yêu cầu của công ty/ doanh nghiệp đối với sự kiện…. Các thông tin này các rõ ràng và cụ thể thì quy trình tổ chức sự kiện càng diễn ra hiệu quả hơn.
2. Sáng tạo Concept và chủ đề của sự kiện
Để các công việc tổ chức sự kiện được diễn ra thống nhất và hướng tới mục tiêu của sự kiện thì việc sáng tạo concept và Theme là điều vô cùng quan trọng. Đối với concept, đây chính là chủ đề hướng tới của toàn sự kiện để từ đó có sự thống nhất trong sự hiện diện của các yếu tố khác từ thiết kế thư mời, đến ánh sáng, thiết kế tại địa điểm tổ chức sự kiện…
Ví dụ về Concept và theme cho một loại nước ngọt dành cho lứa tuổi học sinh, sinh viên. Concept sẽ là “tự tin dâng tràn năng lượng cả ngày”. Theme sẽ diễn tả và thể hiện ra ngoài từ ý tưởng về concept đó như màu sắc trẻ trung, năng động, luôn luôn tràn đầy sức sống và sự nhiệt huyết.
3. Lên kế hoạch cho sự kiện một cách cho tiết
Đây là bước gây khó khăn cho người thực hiện tổ chức sự kiện trong quy trình tổ chức sự kiện. bởi lẽ việc lên kế hoạch phải cần sự tỉ mỉ, chi tiết, rõ ràng cho từng công việc. Nhân sự, thời gian, chi phí đều cần được chỉ rõ và hợp lý. Việc lên kế hoạch cho một sự kiện cần được vạch rõ ràng từ các chi tiết, các khâu công việc và có sự phân công rõ ràng công việc cho các phòng ban, cá nhân, nhân sự của công ty.
4. Thuyết trình kế hoạch với khách hàng
Bước này được coi là bước báo cáo và quyết định về việc đơn vị của bạn có được đứng ra tổ chức sự kiện đó hay không. Thông thường, các kế hoạch và chi phí dự trù sẽ được thuyết trình và báo cáo với khách hàng. Đặc biệt, tính khả thi và mức hợp lý của sự kiện được khách hàng coi trọng.
5. Triển khai thực hiện
Đây là lúc các công việc, kế hoạch được triển khai thực tế. Chính vì vậy, công việc này đòi hỏi sự phối hợp của các phòng ban trong đơn vị tổ chức sự kiện như bộ phận phụ trách khách hàng, bộ phận thiết kế, bộ phận truyền thông…
Tín Nhân - tổ chức sự kiện cần những gì? tổ chức sự kiện trọn gói?