Công nghệ thông tin ngày càng phát triển, để thuận tiện cho việc nộp hồ sơ bảo hiểm thì cơ quan bảo hiểm xã hội đã ban hành quy định về giao dịch điện tử trong việc thực hiện các hồ sơ, thủ tục liên quan đến bảo hiểm. Vậy thủ tục đăng ký nộp hồ sơ BHXH điện tử gồm những gì và cần có những lưu ý gì?
1. Đăng ký sử dụng phương thức giao dịch điện tử.
Quyết định 528/QĐ-BHXH tại Điều 4, Khoản 1 quy định đăng ký sử dụng phương thức giao dịch điện tử như sau:
“1. Đăng ký sử dụng phương thức giao dịch điện tử
a) Đơn vị, bao gồm đơn vị mới thành lập, đơn vị đang tham gia BHXH, BHYT, BHTN truy cập Cổng thông tin điện tử BHXH Việt Nam để kê khai và gửi Tờ khai đăng ký sử dụng phương thức giao dịch điện tử trong lĩnh vực BHXH (mẫu 01/ĐK-GD ban hành kèm theo Quyết định số 08/2015/QĐ-TTg).
Đơn vị có thể lập Tờ khai bằng phần mềm kê khai, sau đó, gửi đến Cổng thông tin của BHXH Việt Nam.
b) Cơ quan BHXH
– Hệ thống quản lý thông tin tiếp nhận Tờ khai của đơn vị, tự động kiểm tra các thông tin kê khai: tình trạng mã số thuế (nếu có), chữ ký số, địa chỉ thư điện tử…; Nếu đủ điều kiện, trong thời hạn 03 ngày, Hệ thống quản lý thông tin tự động cấp và kích hoạt tài khoản giao dịch BHXH điện tử của đơn vị.
– Trường hợp không đủ điều kiện, Hệ thống quản lý thông tin tự động gửi thông báo (mẫu 01/TB-TS ban hành kèm theo Quyết định này) vào địa chỉ thư điện tử của đơn vị.
– Hệ thống quản lý thông tin tự động gửi thông tin đăng ký giao dịch điện tử của đơn vị về BHXH tỉnh, BHXH huyện nơi quản lý thu đối với đơn vị.”
Căn cứ theo quy định trên:
– Đơn vị đăng ký sử dụng phương thức giao dịch điện tử trong lĩnh vực BHXH truy cập Cổng thông tin điện tử BHXH Việt Nm để kê khai và gửi tờ khai đăng ký mẫu 01/ĐK-GD ban hành kèm theo QĐ số 08/2015/QĐ-TTg.
– Hệ thống quản lý thông tin tiếp nhận Tờ khai của đơn vị, kiểm tra các thông tin kê khai
+ Nếu đủ điều kiện, trong thời hạn 03 ngày, Hệ thống quản lý thông tin tự động cấp và kích hoạt tài khoản giao dịch BHXH điện tử của đơn vị.
+ Trường hợp không đủ điều kiện, Hệ thống quản lý thông tin tự động gửi thông báo mẫu 01/TB-TS ban hành kèm theo quyết định này vào địa chỉ thư điện tử của đơn vị.
2. Thời gian nộp hồ sơ BHXH điện tử.
Quyết định 528/QĐ-BHXH tại Điều 3 quy định thời gian nộp hồ sơ bảo hiểm xã hội điện tử như sau:
“1. Đơn vị nộp hồ sơ BHXH điện tử quy định tại Văn bản này qua Cổng thông tin điện tử của BHXH Việt Nam hoặc Cổng giao dịch điện tử của Tổ chức I-VAN 24 giờ trong ngày và 7 ngày trong tuần, bao gồm cả ngày nghỉ (thứ Bảy, Chủ nhật, ngày lễ, ngày Tết).
Ngày nộp hồ sơ BHXH điện tử được tính từ 0 giờ đến 24 giờ cùng ngày.
2. Thời điểm nộp hồ sơ BHXH điện tử là thời điểm được ghi trên Thông báo xác nhận nộp hồ sơ của cơ quan BHXH (mẫu 02/TB-TS ban hành kèm theo Quyết định này).
3. Cơ quan BHXH, Tổ chức I-VAN gửi thông báo xác nhận đã nhận được hồ sơ BHXH điện tử đến tài khoản giao dịch của đơn vị trong vòng 02 giờ kể từ khi nhận được hồ sơ BHXH điện tử của đơn vị.”
Căn cứ theo quy định trên:
– Các đơn vị nộp hồ sơ BHXH điện tử vào 7 ngày trong tuần bao gồm cả ngày nghỉ (thứ Bảy, Chủ nhật, ngày lễ, ngày Tết) từ 0 giờ đến 24 giờ cùng ngày.Ngày nộp hồ sơ BHXH điện tử được tính từ 0 giờ đến 24 giờ cùng ngày.
– Thời điểm nộp hồ sơ BHXH điện tử là thời điểm được ghi trên Thông báo xác nhận nộp hồ sơ của cơ quan BHXH.
– Cơ quan BHXH, Tổ chức I-VAN gửi thông báo xác nhận đã nhận được hồ sơ BHXH điện tử đến tài khoản giao dịch của đơn vị trong vòng 02 giờ kể từ khi nhận được hồ sơ BHXH điện tử của đơn vị.