Các CEO giỏi có thể là những ngýời có tính cách, thái độ, quan niệm về giá trị, điểm mạnh và điểm yếu khác nhau. Tuy nhiên, để trở thành một giám đốc điều hành có sức thuyết phục, họ thường phải:


Đặt câu hỏi "Cần phải làm điều gì?''

Đây là một trong những yếu tố quan trọng quyết định đến sự thành công của nhà quản trị doanh nghiệp. Nếu không đặt ra được câu hỏi này, một giám đốc điều hành (GĐĐH) có nhiều quyền lực và tầm ảnh hýởng nhất cũng có thể trở thành một ngýời làm việc không có kết quả.

Trả lời được cho câu hỏi "Cần phải làm điều gì?", thýờng nhiều nhiệm vụ khẩn cấp sẽ được đặt ra. Tuy nhiên, những GĐĐH làm việc có hiệu quả không tự "chia mình" ra để thực hiện tất cả mà chỉ tập trung vào một nhiệm vụ có tính khả thi nhất.

Sau khi đặt câu hỏi cần phải làm điều gì, bạn cần phải đặt ra thứ tự ýu tiên giải quyết những nhiệm vụ này và tuân thủ theo thứ tự đó. Những nhiệm vụ khác, dù có quan trọng hay khẩn cấp đến đâu, cũng sẽ được hoãn lại.

Đặt câu hỏi "Điều gì là đúng đắn cho công ty?"

Nguyên tắc này đặc biệt quan trọng đối với các GĐĐH ở các doanh nghiệp gia đình, nhất là khi họ phải ra những quyết định về vấn đề nhân lực. Trong một công ty gia đình thành công, một ngýời thân trong gia đình chỉ được thăng chức nếu anh ta, cô ta výợt trội hõn những ngýời không thuộc gia đình ở cùng một cấp bậc và điều này phải thông qua một sự đánh giá rõ ràng.

Việc đặt câu hỏi "Điều gì là đúng đắn cho doanh nghiệp" không đảm bảo rằng bạn sẽ có một quyết định đúng đắn. Bởi vì ngay cả một GĐĐH tài giỏi nhất cũng là một con ngýời và cũng có lúc mắc phải sai lầm và chịu ít nhiều thành kiến. Nhýng nếu bạn không đặt ra câu hỏi này, điều gần nhý chắc chắn là bạn sẽ có một quyết định sai.

Xây dựng kế hoạch hành động.

Nếu bạn không chuyển những hiểu biết của mình thành hành động, những khi bắt tay vào hành động, bạn cần phải lên kế hoạch. Bạn cần phải nghĩ đến những kết quả mong muốn, những hạn chế, khó khăn có thể xảy ra, những điều cần xem xét, điều chỉnh lại trong týõng lai, những điểm cần kiểm tra; kế hoạch phân bổ thời gian để thực hiện kế hoạch hành động đó.

Một kế hoạch hành động là một bản týờng trình những dự định chứ không phải là một bản cam kết, một sự ràng buộc cứng nhắc. Kế hoạch hành động cần phải được xem xét lại thýờng xuyên dựa trên những thay đổi về môi trýờng kinh doanh, thị trýờng và nhất là nhân sự trong công ty.

Chịu trách nhiệm về các quyết định

Bạn chỉ nên ra quyết định khi mọi ngýời đã thông suốt nhýng vấn đề sau:

- Tên của ngýời chịu trách nhiệm thực hiện các kế hoạch hành động;

- Thời hạn thực hiện;

- Tên của những ngýời sẽ bị tác động bởi quyết định và do đó cần phải biết, hiểu và tán đồng với quyết định đó - hay ít nhất là không chống đối mạnh mẽ;

- Tên của những ngýời cần được thông báo về quyết định, ngay cả khi quyết định đó không trực tiếp ảnh hýởng đến họ.

Xem xét lại quyết định một cách có hệ thống cũng là một công cụ đắc lực giúp bạn tự phát triển. Qua việc kiểm tra kết quả của một quyết định với những điều mong đợi, các GĐĐH sẽ biết được đâu là điểm mạnh, điểm yếu của mình, đâu là nõi họ đang thiếu kiến thức hay thông tin. Thông thýờng, quá trình này sẽ cho họ biết quyết định của mình không mang lại kết quả nhý mong ðợi vì họ đã không bố trí đúng người, đúng việc.

Bố trí những ngýời giỏi nhất vào đúng việc là một công việc khá quan trọng nhýng nhiều GĐĐH lại ít để ý đến, bởi những ngýời giỏi thýờng đã rất bận rộn. Những GĐĐH thông minh thường không tự mình quyết định hay hành động trong những lĩnh vực họ còn yếu mà giao phó cho ngýời khác làm điều này.

Ngýời ta cũng thýờng cho rằng chỉ có những GĐĐH cấp cao mới ra quyết định và chỉ có quyết định của họ mới có ý nghĩa. Đây chính là một sai lầm nguy hiểm. Việc ra quyết định phải được thực hiện ở tất cả các cấp của tổ chức. Bởi vì các nhân viên cấp dýới thýờng biết rõ về lĩnh vực chuyên môn của mình hõn cấp trên nên quyết định của họ thýờng có một tầm ảnh hýởng sâu rộng đến toàn công ty.

Chịu trách nhiệm trong việc truyền đạt thông tin

Những GDĐH có hiệu quả thýờng phải bảo đảm rằng mọi ngýời trong doanh nghiệp hiểu được các kế hoạch hành động của họ cũng nhý những thông tin gì họ cần. Điều này cũng có nghĩa là họ chia sẻ các kế hoạch của mình với tất cả các đồng nghiệp - cấp trên, cấp dýới, cũng nhý ðồng sự - và mong muốn họ đưa ra những lời bình luận.

Mặt khác, họ cũng cho các nhân viên biết họ cần thông tin gì để thực hiện các kế hoạch đó. Thông tin từ cấp dýới lên cấp trên thýờng được chú trọng nhất. Tuy nhiên, bạn cũng cần phải chú ý đến các nhu cầu thông tin của cấp trên và những ngýời cùng chức vụ.

Tập trung vào các cõ hội.

Những GĐĐH giỏi thýờng tập trung vào các cõ hội nhiều hõn nhýng khó khãn. Dĩ nhiên, họ cũng cần quan tâm đến việc giải quyết những khó khăn. Tuy nhiên, điều này chỉ ngăn ngừa thiệt hại mà không đem đến kết quả. Chỉ có việc khai thác cõ hội mới đem lại kết quả.

Trên tinh thần đó, các GĐĐH hiệu quả xem một sự thay đổi là cõ hội chứ không phải là mối đe dọa. Họ thýờng nhìn vào những thay đổi bên trong cũng nhý bên ngoài công ty và tự hỏi: "Làm thế nào để chúng ta có thể biến sự thay đổi này thành một cõ hội cho công ty?".

Các GĐĐH hiệu quả còn phải bảo đảm rằng những khó khăn không lấn át các cõ hội. Trong hầu hết các doanh nghiệp, trang đầu tiên của bản báo cáo quản trị hằng tháng thýờng là những vấn đề khó khăn. Nếu là một GĐĐH khôn ngoan, bạn nên để những cõ hội lên trýớc và đưa những khó khăn ra sau. Chỉ khi đã phân tích xong các cõ hội, bạn mới quay sang thảo luận những khó khăn.

Tổ chức những cuộc họp có hiệu quả.

Bí quyết để tổ chức một cuộc họp có hiệu quả là xác định trýớc đó là cuộc họp gì. Các loại cuộc họp khác nhau đòi hỏi các hình thức chuẩn bị khác nhau và sẽ đi đến những kết quả khác nhau.

Sau khi đã xác định nội dung và hình thức của cuộc họp, bạn nên bám theo chúng và nên dừng cuộc họp lại ngay sau khi đã đạt được mục đích chính. Bạn không nên đưa ra một vấn đề khác để thảo luận mà nên tóm tắt lại những vấn đề đã bàn bạc để theo dõi tiếp.

Việc theo dõi, triển khai những kết luận của cuộc họp cũng quan trọng không kém bản thân cuộc họp.

Dùng từ "chúng tôi" trong suy nghĩ và lời nói

Các GĐĐH có hiệu quả hiểu rằng họ là ngýời chịu trách nhiệm cuối cùng trong tổ chức và điều này không thể chia sẻ hay giao phó cho ai. Tuy nhiên, họ có được quyền lực chỉ vì họ được tổ chức tin týởng. Điều này có nghĩa là họ nghĩ đến nhu cầu và cõ hội của tổ chức trýớc khi họ nghĩ đến nhu cầu và cõ hội của bản thân.

Để có được sự tin týởng của các nhân viên và trở thành một ngýời có tính thuyết phục, bạn không nên dùng từ ''tôi'' trong suy nghĩ và hành động của mình mà thay vào đó bạn nên dùng từ ''chúng tôi''.