Hàng bán bị trả lại là số sản phẩm, hàng hóa doanh nghiệp đã xác định tiêu thụ, nhưng bị khách hàng trả lại do vi phạm các điều kiện đã cam kết trong hợp đồng kinh tế như: hàng kém phẩm chất, sai quy cách, chủng loại. Cách xử lý và hạch toán hàng bán bị trả lại như thế nào?
Cách xử lý hàng bán bị trả lại:
Theo Thông tư 39/2014/TT-BTC tại Phụ lục 4 Điểm 2.8 quy định về lập hóa đơn như sau:
“Tổ chức, cá nhân mua hàng hóa, người bán đã xuất hóa đơn, người mua đã nhận hàng, nhưng sau đó người mua phát hiện hàng hóa không đúng quy cách, chất lượng phải trả lại toàn bộ hay một phần hàng hóa, khi xuất hàng trả lại cho người bán, cơ sở phải lập hóa đơn, trên hóa đơn ghi rõ hàng hóa trả lại người bán do không đúng quy cách, chất lượng, tiền thuế GTGT (nếu có). “
Hoá đơn này là căn cứ để bên bán, bên mua điều chỉnh doanh số mua, bán, số thuế GTGT đã kê khai. Khi kê khai trên tờ khai Mẫu 01/GTGT, các bên đều khai điều chỉnh giảm. Bên bán điều chỉnh giảm doanh thu bán hàng, bên mua điều chỉnh giảm doanh thu mua vào (Lưu ý, từ 1/1/2015 không còn PL 01-1/GTGT và Phụ lục 02-1/GTGT)
Trường hợp người mua là đối tượng không có hoá đơn, khi trả lại hàng hoá, bên mua và bên bán phải lập biên bản hoặc thoả thuận bằng văn bản ghi rõ loại hàng hoá, số lượng, giá trị hàng trả lại theo giá không có thuế GTGT, tiền thuế GTGT theo hoá đơn bán hàng (số ký hiệu, ngày, tháng của hoá đơn), lý do trả hàng kèm theo hoá đơn liên giao cho khách hàng gửi cho bên bán. Biên bản này được lưu giữ cùng với hoá đơn bán hàng để làm căn cứ điều chỉnh kê khai doanh số bán, thuế GTGT của bên bán.
Trường hợp người bán đã xuất hàng và lập hoá đơn, người mua chưa nhận hàng nhưng phát hiện hàng hoá không đúng quy cách, chất lượng phải hoàn trả lại toàn bộ hàng hoá, hoặc một phần hàng hóa, khi trả lại hàng bên mua và bên bán phải lập biên bản ghi rõ loại hàng hoá, số lượng, giá trị chưa có thuế GTGT, tiền thuế GTGT lý do trả hàng theo hoá đơn bán hàng (số, ký hiệu, ngày tháng của hoá đơn) đồng thời kèm theo hoá đơn để gửi trả bên bán để bên bán lập lại hóa đơn GTGT cho số lượng hàng hóa đã nhận và làm căn cứ bên bán điều chỉnh doanh số và thuế GTGT đầu ra
Nếu người mua là đối tượng không có hoá đơn, khi trả lại hàng hoá, bên mua và bên bán phải lập biên bản ghi rõ loại hàng hoá, số lượng, giá trị hàng trả lại theo giá không có thuế GTGT, tiền thuế GTGT theo hoá đơn bán hàng (số ký hiệu, ngày, tháng của hoá đơn), lý do trả hàng và bên bán thu hồi hóa đơn đã lập.
Cách hạch toán hàng bán bị trả lại:
A/ Đối với doanh nghiệp bán
1. Khi doanh nghiệp nhận lại sản phẩm, hàng hoá bị trả lại, kế toán phản ánh giá vốn của hàng bán bị trả lại:
– Trường hợp doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, ghi:
Nợ 155 – Thành phẩm
Nợ 156 – Hàng hoá
Có 632 – Giá vốn hàng bán.
– Trường hợp doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ, ghi:
Nợ 611 – Mua hàng (Đối với hàng hoá)
Có 632 – Giá vốn hàng bán.
2. Thanh toán với người mua hàng về số tiền của hàng bán bị trả lại:
– Đối với sản phẩm, hàng hoá thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ và doanh nghiệp nộp thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ, ghi:
Nợ 531 – Hàng bán bị trả lại (Giá bán chưa có thuế GTGT)
Nợ 3331 – Thuế GTGT (Số thuế GTGT của hàng bán bị trả lại)
Có 111, 112, 131,. . .
– Đối với sản phẩm, hàng hoá không thuộc đối tượng không chịu thuế GTGT hoặc thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp, số tiền thanh toán với người mua về hàng bán bị trả lại
Nợ 531 – Doanh thu của hàng trả lại
Có các 111, 112, 131,. . .
– Cuối kỳ hạch toán ghi giảm doanh thu:
Nợ 511/ Có 531: Doanh thu hàng trả lại
3. Các chi phí phát sinh liên quan đến hàng bán bị trả lại (nếu có), ghi:
Nợ 641 – Chi phí bán hàng
Có các 111, 112, 141, 334,. . .
B/ Đối với doanh nghiệp mua hàng, khi trả lại hàng hạch toán như sau:
+ Nếu doanh nghiệp kê khai theo phương pháp kê khai thường xuyên:
Nợ 331, 111, 112
Có 156
Có 1331
+ Nếu doanh nghiệp kê khai theo phương pháp kiểm kê định kỳ
Nợ 331, 111,112
Có 611