Phần mềm ERP miễn phí chứng chỉ chuyên viên triển khai hệ thống giải pháp ERP), một trong những chứng chỉ quốc tế quan trọng nhất đối với chuyên viên tư vấn ERP, một ERP tiêu chuẩn sẽ gồm các phần hành sau đây (trong phạm vi bài báo, chúng tôi sẽ chỉ liệt kê chứ không đi sâu vào tính năng và hoạt động của từng phần hành cụ thể).
Như vậy, ERP nhìn thông thường là một tập hợp các phần hành dành cho các phòng ban chức năng trong một doanh nghiệp như kế toán, bán hàng, vật tư, sản xuất. Hiện nay nhiều doanh nghiệp cũng đã trang bị phần mềm cho các chức năng, chỉ có điều mỗi phần mềm này lại có một cơ sở dữ liệu riêng và chẳng có cách nào để nói chuyện được với nhau. Điều này phản ánh một thực tế là các doanh nghiệp của ta thường không có một chiến lược về CNTT mà phát triển theo yêu cầu phát sinh tại từng bộ phận vào những thời điểm khác nhau.
Tích hợp mới chính là điều đáng nói của giải pháp ERP. Tích hợp ở đây hiểu là mọi phân hệ trong ERP cuối cùng đều đưa dữ liệu về một CSDL bình thường và duy nhất, sau đó dữ liệu sẽ tự tìm đường đi để có mặt trong các bước xử lý tiếp theo ở những bộ phận can hệ, cũng như trên các báo cáo tài chính và quản trị. Nói một cách khác, không có dữ liệu nào cần phải nhập vào nhì lần.
Ví dụ, nhân viên bán hàng nhập đơn đặt hàng
phầm mềm gồm vào phân hệ bán hàng, đơn đặt hàng này sẽ kích hoạt chức năng kiểm tra kho trong phân hệ “Kho”, nếu thấy trong kho còn loại hàng đó thì phân hệ sẽ tạo ra một chờ sẵn đồng thời đánh dấu giữ. Khi thủ kho in ‘Phiếu xuất kho’ và thực xuất ra 15 thùng kẹo, hệ thống lại tiếp tục kích hoạt phân hệ “Kế toán tài chính” và tạo ra hoá đơn cho người mua đó. Khi viên chức kế toán in hoá đơn, phân hệ “Kế toán tài chính” sẽ tiếp tục tạo ra bút toán ghi nợ vào tài khoản phải thu của khách hàng (hoặc vào tiền mặt nếu người dùng trả tiền ngay) và ghi có vào thu nhập. Như vậy cả thủ kho lẫn nhân viên kế toán đều có dữ liệu và tạo ra các chứng từ cần thiết mà không người nào phải gõ lại đơn đặt hàng đó, điều này mang rất nhiều ý nghĩa. Có thể kể ra một số lợi ích chính như sau:
Tăng tốc độ dòng công việc. Không cần phải nói nhiều, rõ ràng tốc độ của một nhân viên cầm chứng từ giấy chạy từ phòng này sang phòng khác không thể sánh với tốc độ của chứng từ điện tử thân phụ̣y trên mạng máy tính. ERP còn tăng tốc độ dòng công việc bằng cách giải quyết các. Giả sử một doanh nghiệp đã trang bị cục bộ được các hệ thống phần mềm cho bộ phận kế toán và bán hàng, nhưng bộ phận kho chưa được trang bị, thì bộ phận kho lúc này sẽ trở thành một “nút cổ chai” làm chậm lại năng suất làm việc chung và bắt các bộ phận khác phải chờ. ERP với tính chất đồng bộ sẽ là công cụ để giải quyết.
Ngoài ra, nếu doanh nghiệp cần tính toán với dữ liệu, như từ đơn đặt hàng để tính ra khối lượng nguyên vật liệu cần tậu, hoặc đưa ra kế hoạch sản xuất tối ưu cho các đơn đặt hàng, thì sẽ không có cách nào làm tay cho kịp nếu những tính toán này không được tích hợp ngay trong hệ thống quản lý.
Tập trung dữ liệu. Lợi ích của việc này rất rõ ràng, thay vì duy trì nhiều CSDL cục bộ với dữ liệu doanh nghiệp sẽ có một CSDL thống nhất và tập trung. Một ví dụ dễ thấy của CSDL tập trung là cho phép thường xuyên đưa ra các báo cáo chính xác và kịp thời cho lãnh đạo, khắc phục tình trạng phổ biến trong các doanh nghiệp, nhất là doanh nghiệp lớn và phức tạp như các tổng tổ chức kinh doanh, là chỉ có thể ra được báo cáo tài chính vài lần trong một năm và số liệu thường chậm so với thực tế nhiều tuần hoặc thậm chí nhiều tháng.
Dữ liệu tập trung còn là tiền đề đầu tiên cho việc phân tích các dữ liệu theo nhiều góc nhìn khác nhau (data mining), nhằm đưa ra những báo cáo mang tính trợ giúp quyết định kinh doanh.
Qua những lợi ích vừa kể trên của ERP, có thể tạo ra cảm giác đây là “chiếc đũa thần” giải quyết hầu hết các khó khăn về quản lý của doanh nghiệp. Đương nhiên cần hiểu rõ mối quan hệ nhân quả giữa cách thức quản lý và việc áp dụng ERP: để áp dụng thành công giải pháp ERP doanh nghiệp cần hợp lý hoá và chuẩn hoá các quy trình nghiệp vụ, và ngược lại ERP sẽ giúp củng cố các quy trình đã được chuẩn hoá về mặt logic này. Ví dụ khâu nhập hàng của doanh nghiệp quy định phải qua ba bước 1,2,3. Nếu làm bằng tay người nhân viên có thể vì lý do này khác làm tắt bỏ qua một bước nào đó, nhưng nếu quy trình ba bước này được đưa vào trong phần mềm, không ai có thể bỏ qua bước nào vì đơn giản là nếu không hoàn thành bước trước thì phần mềm sẽ không cho động vào bước sau.
Phong cách
quản lý giải pháp ERP là một bước phát triển tất yếu sau nhiều năm các doanh nghiệp Việt Nam đã áp dụng các hệ thống phần mềm kế toán tài chính. Như đã nói ở trên, muốn áp dụng được ERP trước hết phải chuẩn hoá được quy trình nghiệp vụ, vì vậy không phải doanh nghiệp nào cũng dùng được ERP. ERP dành cho những doanh nghiệp thực sự hướng tới một văn vẻ́ quản lý rành mạch, nghiêm túc và đã bước được những bước đáng kể trên con đường này. Các doanh nghiệp đã áp dụng ISO là những đối tượng rất tốt để triển khai ERP. Trong một bài viết khác chúng tôi sẽ đề cập đến phương pháp triển khai ERP trong một doanh nghiệp.
Việc ứng dụng ERP cũng cần đi từ thấp đến cao theo một kế hoạch được cân nhắc thấu đáo, để tránh tình trạng phụ vương̣y với tốc độ cao quá khi mà chân còn yếu. Vấn đề chủ yếu là các thành viên từ viên chức đến lãnh đạo trong doanh nghiệp đều cần thời gian để làm quen với ERP và những sự thay đổi trong cách làm việc đi kèm với việc áp dụng ERP. Doanh nghiệp có thể triển khai ERP theo nhiều giai đoạn, với các giai đoạn chính như sau:
Muốn áp dụng được ERP trước hết phải hiểu ERP có thể làm được gì và không thể làm được gì. Đối với các nhà quản lý, điều cần dớ là ERP không tự tạo ra sự thay đổi về quy trình làm việc mà điều này cần được làm trước khi áp dụng ERP. Ngược lại ERP sẽ góp phần đắc lực củng cố những quy trình làm việc mới theo ý đồ nhà quản lý. ERP giúp nhà quản lý tạo ra cơ chế kiểm soát nội bộ đáng tin cậy và tạo ra một nhịp làm việc đồng bộ với sự phân chia trách nhiệm rõ ràng, nhưng đồng thời lại phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận trong doanh nghiệp.