Kỹ năng giao tiếp – Để viết một email hoàn hảo.
Tại sao lại phải học cách viết email trong khi tưởng chừng nó rất là đơn giản? Có bao giờ bạn gặp tình huống gửi email đi mà không thấy phản hồi hay chưa? Có khi nào bạn gửi mail đi mà người đọc không hiểu bạn đang nói gì và quên đi một cách nhanh chóng chưa? Đó là một vài lí do mà bạn có thể thấy rõ để bắt đầu việc viết email một cách cẩn thận.
Related articles
7 kỹ năng mềm để thành công. (*******************)
Kỹ năng giao tiếp qua điện thoại (*******************)
Những điều cần chú ýe trong giao tiếp – kỹ năng gioa tiếp thực tế (*******************)
Thỏa hiệp – Yếu tố cần trong Kỹ năng làm việc nhóm (*******************)
Tiêu đề
Thường thì chúng ta có thói quen đặt tiêu đề một cách vô tội vạ, đặt lung tung và không rõ nghĩa. Rất nhiều trường hợp còn để tiêu đề trống. Điều này rất nguy hiểm bởi có thể email của bạn sẽ bị xếp vô mail spam và người nhận sẽ không thể nào nhận được mail của bạn. Vậy tiêu đề nên như thế nào?
Điều đầu tiên bạn cầnghi rõ mục đíchhoặc tiêu đề nội dung sẽ trình bày trong mail ở phần “subject”. Sau đó thêm một đoạn gì đó giúp họ phân biệt được mail của bạn từ đâu đến.
Ví dụ: thay vì “báo cáo” bạn có thể sửa lại thành “Báo Cáo Bài Tập” thêm một đoạn vào để phân biệt mail như “Tài Chính Doanh Nghiệp”.
Vậy ta sẽ có [Báo Cáo Bài Tập] Tài Chính Doanh Nghiệp. Người nhận mail sẽ biết mail này nói về cái gì, chủ đề như thế nào và của môn gì.
Lời chào mở đầu.
Lời chào để thể hiện sự tôn trọng của bạn với người nhận mail, ngoài ra nó cũng là một phép lịch sự.
Ví dụ:
Dear Nam! hay Chào Delta.
Sau lời chào chúng ta lên tab một cái để chia rõ phần nội dung mail với lời chào.
Nội dung mail.
Nội dung chính cần thông báo hoặc trao đổi: các thông tin cần được viết một cách ngắn gọn xúc tích. Nếu có nhiều vấn đề cần trao đổi thì nên có phần giới thiệu sơ qua trước khi đi vào các vấn đề đó. Trình bày theo cách đánh số thứ tự hoặc xuống dòng cho từng vấn đề cần trao đổi.
Chú ý khi viết nên Enter nhiều lần sau mỗi nội dung để tạo khoảng trống, khi người đọc đọc họ sẽ bớt rối mắt và thích thú với việc đọc email của bạn.
Và hãy kiểm tra kĩ lỗi chính tả trước khi bạn gửi đi. Bởi người đọc sẽ cho rằng bạn không quan tâm và thiếu tôn trọng họ khi trong mail có quá nhiều lỗi chính tả.
Kết mail
Cuối mail sẽ là câu kết và mong sự phản hồi từ đối tác. Chào cuối mail và cảm ơn họ đã quan tâm hoặc dành thời gian đọc mail
Lưu ý: Nếu là email quảng cáo bạn cần phải thêm vào mục sao cho họ có thể từ chối nhận mail của bạn ở những lần tiếp theo nếu họ không muốn.
Giao tiếp qua email cũng như giao tiếp hằng ngày, để họ ấn tượng và nhớ tới mail của bạn cũng không quá khó phải không.
Kỹ năng đọc sách và phương pháp tiếp thu hiệu quả
Đọc sách là phương pháp tiếp thu kiến thức. Là sinh viên đại học, đôi lúc bạn cảm thấy có quá nhiều tài liệu, sách, báo để đọc trong khi quỹ thời gian lại không có nhiều. Nhưng không đọc cũng không được bởi kiến thức của bạn nằm trong đám tài liệu này. Sau đây là một số lời khuyên hữu ích giúp bạn có thể đọc nhanh hơn, thu được nhiều kiến thức hơn.
Related articles
4 kỹ năng học tập tốt ở môi trường đại học. (*******************)
Kỹ năng quảng cáo bản thân – Hiểu thế nào cho đúng (*******************)
Bản chất của sự giao tiếp- kỹ năng giao tiếp (*******************)
Kỹ năng giao tiếp – Để viết một email hoàn hảo. (*******************)
Tạo cho mình sự tập trung.
Khi đọc sách cần tập trung bạn mới có thể đọc hiểu được. Trước khi đọc sách hãy xem lướt qua phần mục lục xem cấu trúc quyển sách như thế nào,kiến thức từng phần sắp xếp ra sao. Một chương khá dài nên bạn nên đọc phần tóm tắt hay phần kết mỗi chương trước, nó sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quan về cả chương đó.
Đừng đọc thành tiếng.
Cách này sẽ giúp bạn nhớ lâu nhưng lại làm giảm tốc độ đọc của bạn. Vì bạn không có nhiều thời gian nên hãy đọc lượt qua, đọc những từ khóa nắm được kiến thức trọng tâm trước.
Không nên đọc đi đọc lại một câu.
Thường khi ta không hiểu một câu, ta thường đọc đi đọc lại cho hiểu. nhưng thực ra không hiểu đó la do bạn không tập trung. Nếu vẫn khôn tập trung dù bạn đọc đi đọc lại mấy lần đi nữa cũng chưa thấm ra. Đó là ý nghĩa của lừoi khuyên thứ nhất. Đừng suy nghĩ không hiểu thì đọc lại, nó sẽ làm giảm tốc độ đọc của bạn. Tập trung đọc đến đâu hiểu đến đó.
Thay đổi tốc độ đọc phù hợp.
Người đọc hiệu quả là người biết chỗ nào nên đọc nhanh, chỗ nào nên đọc chậm lại. Phần giới thiệu hay phần mở rộng chúng ta có thể đọc nhanh hơn. Nhưng phần trừu tượng bạn có thể giảm tốc độ đọc xuống để hiểu hơn. Và cũng tùy loại văn bản bạn đang đọc. Những vấn đề về khoa học khó hiểu nên đọc chậm một chút, sách báo về giải trí hay tài liệu về kinh tế thì có thể đọc nhanh hơn.
Đọc sách đôi lúc tưởng dễ nhưng không phải như vậy. Kỹ năng đọc cũng là môt trong những kỹ năng mềm giúp bạn học tốt trong môi trường đại học.