Người tổ chức sự kiện nội bộ
banghesukien > 10-13-2016, 04:56 AM
Nhiều công ty thường xuyên tổ chức sự kiện cho khách hàng, đại lý hoặc các buổi họp báo hàng tuần, hàng tháng. Và đó là đất dụng võ cho những người làm nghề Corporate Event Planner hay còn gọi là In-house Event (tổ chức sự kiện nội bộ).
Trước kia, nhiều công ty thường giao việc tổ chức sự kiện cho phòng Hành chánh, Marketing hay PR tổ chức. Tuy nhiên với mặt bằng chung về chất lượng của Event ngày càng nâng cao, hơn nữa các Event cần có một người chuyên trách thực hiện nên nhiều công ty thuê hẳn người phụ trách tổ chức sự kiện vào làm trong công ty mình. Trong cơ cấu công ty, họ thường trực thuộc phòng Marketing, PR hoặc được tách thành một bộ phận độc lập nếu có vài người trở lên.
Chị Phạm Thu Linh, Event Manager của công ty Dutch Lady cho biết, chuyển qua Dutch Lady từ vị trí Event Manager của một Agency, công việc hiện tại của chị là lên kế hoạch các sự kiện cho công ty, quản lý, điều phối các Agency trong việc đấu thầu, thực hiện. Với con mắt nhà nghề của người làm Event chuyên nghiệp nhiều năm, chị có những đánh giá tinh tế về năng lực các đối tác thực hiện Event cho công ty, cũng như quản lý, giám sát và phối hợp thực hiện với các Event Agency một cách chặt chẽ, chuyên nghiệp nhất.
[IMG]
Chị Thu Linh (giữa) trong một buổi giao lưu về nghề Event
Còn Thu Quỳnh, một nhân viên tổ chức sự kiện ở một công ty phát hành game online cho biết cô thường xuyên tổ chức offline cho game thủ và các hội nghị đại lý cho công ty ở khắp các tỉnh thành trong cả nước, trung bình mỗi tháng có 1 đến 2 sự kiện như vậy và trong bộ phận của cô có hai người chuyên đảm trách công việc này. Các sự kiện này thông thường là có giao lưu, trò chơi, bốc thăm trúng thưởng, giải đáp và tư vấn kỹ thuật. Với những sự kiện lớn chẳng hạn ra mắt game mới hay mừng sinh nhật game với những tiết mục công phu và số lượng người tham gia lớn hơn thì công ty thuê Agency đảm trách. Lúc đó cô chịu trách nhiệm tìm kiếm Agency, làm việc chặt chẽ với họ để tổ chức thành công sự kiện.
Những sự kiện mà môt người làm In-house Event thường xuyên tổ chức bao gồm hội nghị khách hàng, hội thảo, hội chợ triển lãm, sales meeting, khai trương, team building cho nhân viên, hội nghị cuối năm... những Event này thường đơn giản, có tính chất lặp lại nhưng diễn ra thường xuyên nên công ty cần một người đảm trách thay vì thuê Agency. Một số lý do chính khiến cho một công ty lựa chọn nhân viên Event In house là:
- Tiết kiệm ngân sách cho công ty: Mỗi sự kiện, nếu thuê Agency thực hiện, họ sẽ tính thêm những chi phí như phí quản lý, chi phí lên concept và viết kế hoạch... - mà thực ra đó chính là lợi nhuận của Agency. Với sự có mặt của một người làm Event trong đội ngũ nhân sự, công ty có thể tiết kiệm được đáng kể những chi phí này và họ có thể dành ngân sách để tổ chức thêm nhiều sự kiện khác.
- Sự nhất quán trong công việc: Với lợi thế là người làm việc trong công ty, người làm Event hiểu rõ định hướng của công ty, những gì công ty mình cần, những điểm mạnh và điểm yếu của công ty, nên họ có thể tổ chức những Event "đo ni đóng giày" cho công ty mình một cách hoàn hảo. Các Agency hay Freelancer sẽ mất nhiều thời gian hơn để lĩnh hội những gì khách hàng mong muốn, đôi khi họ lại hiểu không đúng ý hoặc do tam sao thất bản mà những gì họ làm lại không giống như lãnh đạo công ty khách hàng hình dung ban đầu.
[IMG]
Người làm In-house Event phải kiêm nhiệm nhiều công việc một cách đa năng
- Đa năng còn hơn nhân viên tổ chức sự kiện ở Agency: Nhiều Agency có tên tuổi chỉ lên concept, kế hoạch và giao cho các đối tác thầu phụ hỗ trợ mình thực hiện Event còn họ thì quản lý và là đầu mối liên lạc với khách hàng. Một số Agency nhỏ hơn thì chịu trách nhiệm thực hiện các Event tuy vậy các hạng mục như kỹ thuật, thi công... thì có những nhà cung cấp thiết bị nghe nhìn, thi công, cho thuê nhân sự... thực hiện. Còn một nhân viên In-house Event có thể phải thực hiện toàn bộ Event đó với sự hỗ trợ tối thiểu của nhà cung cấp.
Nghề Event In house phù hợp nhất với những người bước đầu làm quen với nghề Event. Sẽ là một lợi thế lớn nếu trước đó bạn từng tham gia các công tác xã hội, cộng đồng tại trường học, câu lạc bộ hội nhóm.
Làm nghề Event nhìn chung là nhiều áp lực, tuy nhiên ở một công ty, áp lực đó ít hơn vì công ty và cá nhân người làm Event có thể chủ động về kế hoạch, thời gian và nguồn lực. Còn ở một Agency, vì tính chất phục vụ nhiều khách hàng một lúc, sẽ có rất nhiều lúc người làm Event quá tải với nhiều dự án liên tiếp diễn ra, yêu cầu của khách hàng và tính chất các Event cũng đa dạng nên họ luôn luôn phải tìm tòi, thay đổi.
Những người làm In-house Event thường có xu hướng ổn định công việc hơn những người làm ở Event Agency, tuy nhiên bên cạnh đó cũng có những người muốn thay đổi. Sau một thời gian, nhiều người làm In-house Event chọn con đường thăng tiến bằng cách làm In-house Event cho các công ty lớn hơn với mức lương cao hơn, hoặc làm quản lý trong các Event Agency một số người chuyển qua các bộ phận khác như Marketing, PR để tìm kiếm sự mới mẻ trong công việc cũng như thử thách mình với những cơ hội việc làm mới.
HIẾU NGHĨA
Công ty Vietlinks chuyên tổ chức sự kiện, cho thuê âm thanh ánh sáng, cho thuê bàn ghế sự kiện, cho thuê BG Model,...