Những bước để tổ chức sự kiện thành công
nguyenuhm. > 07-28-2016, 08:47 AM
Tổ chức sự kiện là 1 lĩnh vực thế hệ hình thành mà lại đang rất được phát tiển. Để trở thành các nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp cần phải trau dồi, nâng cao tri thức và tài năng tổ chức.
Xác định mục đích của sự kiện: Chủ đề này sẽ bị ràng buộc và chi phối bởi vì nhiều yếu tố: đơn vị đòi hỏi doanh nghiệp sự kiện là ai, sự kiện gì, vào thời gian nào, số lượng người tham gia. Và một số vấn đề vĩ mô như, khu vực tổ chức, văn hoá riêng của quý khách, nguồn lực; và vấn đề vi mô như địa điểm tổ chức, cách thức phục vụ…
Lập kế hoạch công ty sự kiện: là cách bộc lộ sự kiện trên giấy tờ. Nội dung này sẽ được gởi tới quý khách với bảng báo giá và chờ phản hồi từ phía khách hàng. thông thường, đối với một event, đây là giai đoạn quan yếu nhất, tạo được sự khác biệt giữa các tổ chức event với nhau. nhưng một ý tưởng hay, bạn dạng kế hoạch thu hút cũng chưa đảm bảo thành công của event bởi còn dựa vào nhiều vào khâu đơn vị và kĩ năng hiện thực hóa ý tưởng của các doanh nghiệp đơn vị sự kiện.
Chuẩn bị: Bước này, sau khi hợp đồng sự kiện đã được ký kết, các bên sẽ mở màn khâu sẵn sàng để phục vụ sự kiện, đây là 1 bước quan trọng, quyết định thắng lợi cho sự kiện. sẵn sàng về mọi mặt vật chất, pháp lý, khách mời các phương án dự phòng…
đơn vị sự kiện và quản lý sự kiện: Đây là bước bộc lộ tính chuyên nghiệp của các doanh nghiệp đơn vị sự kiện. Bước này cần thực hành nhanh chóng, chính xác các nội dung đã được vạch ra và lên ý tưởng. Phải theo sát và phục vụ cẩn thận, chuyên nghiệp những đòi hỏi của quan khách tham gia sự kiện. Sự nhiều năm kinh nghiệm còn biểu hiện rõ trong việc không để xảy ra những sai sót đáng tiếc, cũng như tài năng xử lý sự cố bất ngờ xảy ra. một đơn vị doanh nghiệp sự kiện tốt thường có thời gian hoạt động ít nhất là 1 năm.
chấm dứt sự kiện: 1 tổ chức chuyên nghiệp sẽ dứt sự kiện 1 cách gọn gàng, mau chóng. Những đòi hỏi cơ bản trong bước này đó là giữ vẹn nguyên địa điểm tổ chức sự kiện, những cơ sở vật chất của quý khách hàng phải được bảo đảm. Dường như môi trường sau sự kiện phải được sạch sẽ, ko bừa bộn và nhiều rác. tận tâm, chu đáo đến tận phút rốt cục mới là một nhà tổ chức sự kiện nhiều năm kinh nghiệm.
Tổng kết và rút ra kinh nghiệm: Sau khi event xong xuôi, mỗi phòng ban sẽ viết lên tiếng ghi nhận lại những thiếu sót về công đoạn chuẩn bị, cũng những vấn đề nên tránh và nên phát triển trong những sự kiện rưa rứa. thực hiện tốt bước này, các nhà công ty sự kiện sẽ sớm trở lên nhiều năm kinh nghiệm và tạo ra bền vững. một đơn vị to chuc su kien muốn thắng lợi phải hiểu và vận dụng tốt các bước trên khi thực thi công tác của mình.